Trong quản lý kho hàng của các doanh nghiệp, việc kiểm tra hàng tồn kho là một phần quan trọng không thể thiếu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, đòi hỏi người quản lý cần có kinh nghiệm và hiểu rõ quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu về cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho Hữu Toàn Logistic ngay sau đây.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực logistics. Hàng tồn kho là những sản phẩm cuối cùng được dự trữ và bán ra từ kho của doanh nghiệp. Điều này đã tạo nên hiểu lầm rằng hàng tồn kho chỉ bao gồm những sản phẩm cũ, hỏng hoặc còn thừa.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho không chỉ để dự phòng mà còn là nguyên liệu thô hoặc sản phẩm chuẩn bị cho quá trình sản xuất mới. Hàng tồn kho được coi là một phần của tài sản ngắn hạn, và doanh nghiệp sẽ tiêu thụ hoặc tích hợp chúng vào quy trình kinh doanh sau đó.
Vai trò của hàng tồn kho là vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, bởi giá trị của chúng được khai thác khi cần cung cấp hàng hóa kịp thời hoặc bổ sung vào quá trình sản xuất, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu đặt hàng của khách hàng.
Hàng hóa tồn kho bao gồm:
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi để đi bán
- Hàng hóa mua về để bán
- Nguyên liệu, vật liệu
- Sản phẩm dở dang
- Công cụ, dụng cụ tồn kho
Xem thêm:
- Quy trình vận hành kho hàng đúng cách mới nhất 2023
- Cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều vẫn tiết kiệm chi phí
Hướng dẫn cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Kiểm kê và xử lý chênh lệch hàng tồn kho mang ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp ngày nay. Để xác định sự chênh lệch giữa kho và sổ sách kế toán, doanh nghiệp thường tiến hành kiểm kê định kỳ đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
Việc thực hiện kiểm tra định kỳ giúp phát hiện kịp thời những chênh lệch giữa dữ liệu trong sổ sách và thực tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định trách nhiệm, đưa ra phương án bảo quản, xử lý một cách hiệu quả những nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ dư thừa hoặc thiếu sót và thực hiện ghi sổ kế toán phù hợp.
Sau khi kiểm kê hàng tồn kho thì có 3 trường hợp xảy ra như nhau:
Trường hợp 1:
Khi số lượng hàng tồn thực tế trùng khớp với sổ sách kế toán thì không cần xử lý. Doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội này để tối ưu hóa các phương thức bảo quản và kiểm kê hàng tồn kho. Tuy nhiên, để đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận trong quá trình trao đổi thông tin, việc tổ chức kiểm kê đột xuất và không báo trước là cần thiết. Điều này giúp phát hiện kịp thời mọi sai sót liên quan đến dữ liệu và ngăn chặn việc gian lận nội bộ trong doanh nghiệp.
Trường hợp 2:
Trong trường hợp kiểm kê, phát hiện ra số lượng hàng tồn kho trong kho ít hơn so với sách kế toán, kế toán phải điều chỉnh các số liệu hàng hóa trên sách kế toán để phản ánh chính xác số liệu thực tế khi kiểm kê.
Nếu không xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho, và nếu mức chênh lệch này nằm trong giới hạn cho phép, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
- Có Tài khoản 152: Nguyên vật liệu
Trong trường hợp số lượng chênh lệch vượt quá giới hạn cho phép, phương pháp xử lý chênh lệch hàng tồn kho như sau:
- Nợ Tài khoản 1381: Tài sản thiếu đang chờ xử lý
- Có Tài khoản 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc công cụ, dụng cụ
- Có Tài khoản 155: Thành phẩm
- Có Tài khoản 156: Hàng hóa
Lưu ý: Mỗi doanh nghiệp tự đặt ra giới hạn sai số cho phép đối với hàng tồn kho dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp và từng loại hàng hóa.
Trường hợp 3:
Khi kiểm kê kho hàng ở kho hàng của công ty hoặc dịch vụ kho bãi, nếu phát hiện chênh lệch số lượng tồn kho bị thừa, kế toán cần điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sách kế toán để phản ánh chính xác số liệu thực tế khi kiểm kê.
Trong trường hợp không xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho, và nếu mức chênh lệch này nằm trong giới hạn cho phép, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản 152: Nguyên vật liệu
- Có Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
Trường hợp số lượng chênh lệch vượt quá giới hạn cho phép, kế toán thực hiện hạch toán như sau:
Nếu chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho:
- Nợ Tài khoản 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu
- Nợ Tài khoản 155: Nếu thừa thành phẩm
- Nợ Tài khoản 156: Nếu thừa hàng hóa
- Có Tài khoản 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
Một số kinh nghiệm xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Để giảm thiểu sự chênh lệch lớn về số lượng hàng tồn kho, người quản lý cần lưu ý những điều sau:
- Hàng tồn kho cần được tổ chức một cách khoa học, sắp xếp trên pallets, theo hàng, đặt ở những vị trí dễ quan sát và được gắn mã hàng tồn kho trên thẻ kho tương ứng với mã trên báo cáo nhập xuất tồn, để thủ kho có thể theo dõi và quản lý
- Quá trình theo dõi hàng tồn kho của thủ kho cần được ghi chép và quản lý độc lập với bộ phận kế toán kho, đồng thời đối chiếu thường xuyên vào cuối ngày, cuối tháng và cuối năm giữa hai bộ phận này
- Lập kế hoạch kiểm kê cần được thực hiện cụ thể và chi tiết, đồng thời đảm bảo nhân sự tham gia kiểm kê được đào tạo đầy đủ để nắm bắt quy trình kiểm kê cũng như đảm bảo an toàn lao động trong quá trình thực hiện kiểm kê
- Việc chuẩn bị không gian rộng rãi, thước đo, và dụng cụ phù hợp với đơn vị tính của từng loại hàng tồn kho, cùng với việc sử dụng sticker để đánh dấu hàng tồn kho đã được kiểm đếm, cũng như việc sẵn có phiếu kiểm kê hàng tồn kho là quan trọng
- Công tác kiểm kê và đối chiếu kết quả cần được tiến hành một cách độc lập và nghiêm túc, theo đúng chương trình kiểm kê đã được lên kế hoạch. Đồng thời, việc áp dụng các phần mềm công nghệ, đặc biệt là những phần mềm hỗ trợ kiểm kê, có thể giúp thực hiện nhanh chóng nghiệp vụ và vẫn đảm bảo độ chính xác
Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho. Qua đó áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp để hạn chế thất thoát hàng hóa tối đa.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
