Quy trình quản lý kho là hoạt động yêu cầu độ chính xác và tỉ mỉ cao, đặc biệt đối với doanh nghiệp lớn. Do đó, việc cần thiết nhất là cần xây dựng được quy trình quản lý khoa học, chuyên nghiệp để hạn chế thất thoát, hư hại hàng hóa. Trong bài viết sau, Hữu Toàn Logistics sẽ giới thiệu đến bạn quy trình quản lý kho theo ISO Hữu Toàn Logistics đã áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp.
Quản lý theo ISO là gì?
ISO được thành lập từ năm 1947 tại Thuỵ Sĩ và là Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế, đóng vai trò trong việc xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến thương mại và công nghiệp. Các tiêu chuẩn ISO được coi là tiêu chí được doanh nghiệp trên toàn cầu công nhận và hướng đến.
Quy trình quản lý kho theo ISO là một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và nhất quán về quản lý vật tư, hàng hoá. Được xây dựng bởi các chuyên gia hàng đầu tại ISO. Quy trình này nhằm tối ưu hóa hiệu suất vận hành kho cho doanh nghiệp. Mỗi hoạt động trong quy trình quản lý kho được chi tiết hóa thành các bước cụ thể để hướng dẫn nhân viên kho thực hiện một cách có tổ chức và hiệu quả.
Những lợi ích của quản lý theo tiêu chuẩn ISO
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tập kết và bảo quản những tài sản, hàng hóa có giá trị của doanh nghiệp. Nếu quy trình quản lý kho không chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro thất thoát, tồn kho cao hoặc hư hỏng hàng hóa, gây tác động trực tiếp đến doanh thu và quy trình vận hành chung.
Sử dụng quy trình quản lý kho theo ISO chuyên nghiệp sẽ giải quyết mọi nguy cơ nêu trên toàn diện và mang lại nhiều lợi ích như:
- Quy trình vận hành hàng hóa trơn tru và liên tục. Các bộ phận trong kho có thể thực hiện theo các bước đã được thiết lập mà không cần chờ xác nhận hay phê duyệt thủ công
- Quản lý có thể theo dõi tình trạng kho hàng một cách chặt chẽ, đồng thời đánh giá tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này giúp họ chỉ đạo cải thiện quy trình một cách hiệu quả
- Tự động hóa các bước nhập, xuất, và lưu kho giúp mỗi nhân sự đảm bảo nhiệm vụ của mình
- Quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lao động, giảm chi phí và nhân lực
Xem thêm bài viết:
Hướng dẫn gửi hàng đến kho Amazon trực tiếp từ Việt Nam
15 Phần mềm – ứng dụng quản lý kho hàng phổ biến nhất
Quy trình quản lý kho theo ISO diễn ra như thế nào?
Ở mỗi lĩnh vực sẽ có các hoạt động đặc thù khác nhau. Tuy nhiên, các hoạt động này đều dựa vào nguyên tắc chung của quy trình quản lý kho theo ISO.
Theo dõi và kiểm soát các hoạt động nhập kho đầu vào
Quy trình theo dõi và kiểm soát hoạt động nhập kho đầu vào diễn ra như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu
Trong quá trình sản xuất, việc thiếu hụt hoặc hết nguyên vật liệu là không tránh khỏi. Do đó, bộ phận kế hoạch và kế toán cần theo dõi chặt chẽ các thông tin liên quan để đảm bảo việc lên kế hoạch mua thêm nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời. Quy trình này bao gồm việc theo dõi và đánh giá yêu cầu mua nguyên vật liệu, sau đó chờ cấp trên duyệt và phê chuẩn. Sau khi được phê chuẩn, kế hoạch mới sẽ chính thức được xác lập và bắt đầu quá trình theo dõi chi tiết về giao hàng từ bên cung cấp.
Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế
Sau khi nhận yêu cầu nhập kho, bộ phận kho cần kiểm tra số lượng thực tế và kiểm tra xem mã hàng đó có bị thiếu hoặc hết hay không. Khi nguyên vật liệu đã được nhập kho, việc xác nhận, đóng dấu và cập nhật dữ liệu trên hệ thống là cần thiết để theo dõi quá trình này.
Trong quá trình quản lý tồn kho, nếu phát hiện vấn đề nào đó, nhân viên vận hành cần lập biên bản xử lý ngay lập tức để báo cáo cho bộ phận quản lý giải quyết kịp thời.
Bước 3: Lập chứng từ nhập kho
Quá trình nhập vật liệu vào kho chỉ được coi là thành công khi các chứng từ và hóa đơn liên quan được xem xét và coi là hợp lệ. Bộ phận kho sẽ thực hiện kiểm tra để đảm bảo rằng số lượng nguyên vật liệu đã được nhập chính xác theo yêu cầu đã đặt. Sau khi hoàn tất kiểm tra, bộ phận kho sẽ tiến hành xuất hóa đơn và chứng từ nhập kho, sau đó gửi cho bộ phận kế toán để xác nhận.
Kiểm soát hàng lưu trữ, xuất hàng khỏi kho
Quy trình xuất kho cần đáp ứng 1 trong các yêu cầu dưới đây:
- Xuất kho để bán
- Xuất kho để lắp ráp
- Xuất kho để sản xuất
- Xuất kho vận chuyển đi nơi khác
Tuy nhiên, dù xuất kho theo mục đích nào thì quy trình quản lý kho theo ISO đều tương đồng với nhau, bao gồm 4 bước xử lý như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất hàng
Bộ phận quản trị kho thực hiện việc tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu xuất kho từ các bộ phận khác, sau đó xác nhận lại thông tin với những bộ phận này.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho
Sau khi yêu cầu xuất kho được xác nhận, quản lý kho tiến hành kiểm tra số lượng thực tế của mã hàng để đảm bảo rằng hàng tồn kho đủ để xuất kho theo yêu cầu.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Với thông tin đã được xác nhận, quản trị kho lập phiếu xuất kho và hóa đơn, sau đó gửi lại cho bộ phận liên quan để xác nhận.
Bước 4: Xuất kho và cập nhật lên hệ thống
Sau khi quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn ISO được thực hiện, quản trị kho nhập liệu số lượng hàng hóa được xuất lên hệ thống, đảm bảo cập nhật thông tin kịp thời về tình trạng tồn kho, phục vụ chiến lược sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây là thông tin về quy trình quản lý kho theo ISO. Quy trình này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp với hoạt động kho. Qua đó, các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, đơn giản và hiệu quả hơn. Quy khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê kho hàng chất lượng hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
