Thiết lập và vận hành quy trình quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa, cải thiện doanh số bán hàng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc vận hành kho hàng càng phức tạp và khó khăn. Cùng tìm hiểu quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng Hữu Toàn Logistic và giải pháp tối ưu giúp tiết giảm chi phí vận hành ngay dưới đây.
Nghiệp vụ quản lý kho hàng là gì?
Nghiệp vụ quản lý kho hàng hay Warehouse Operation là quy trình kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động trong kho hàng từ khi hàng hóa nhập vào kho cho đến khi chúng được chuyển đi, bán ra hoặc tiêu thụ. Quy trình này sẽ được áp dụng và đảm bảo doanh nghiệp phải tuân theo.
Mục đích của nghiệp vụ quản lý kho hàng là giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình vận hành.
Vì sao cần có quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng?
Quản lý kho hàng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển và sản xuất hàng hóa. Những lợi ích khi sử dụng nghiệp vụ quản lý kho:
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
Quy trình quản lý kho giúp bạn lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa từ một địa điểm duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi để theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ.
Bên cạnh đó, việc quản lý kho có thể giảm chi phí vận chuyển, tăng sự linh hoạt và giảm nhu cầu về nhân sự cho doanh nghiệp.
Tăng trải nghiệm khách hàng:
Việc cung cấp và phân phối sản phẩm kịp thời giúp tăng hiệu suất làm việc và sự hài lòng của khách hàng. Quy trình này cũng giúp giảm thiểu sai sót, hư hỏng hàng hóa, đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Từ đó nâng cao giá trị thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Bài viết liên quan:
- Hệ thống kho hàng Amazon – Cách vận hành bên trong
- Tìm hiểu kho hàng thông minh lớn nhất Việt Nam
Giảm thiểu rủi ro:
Hệ thống lưu kho bảo hiểm giúp bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng hoặc mất mát, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra. Lưu trữ hàng hóa trong môi trường kiểm soát nhiệt độ đảm bảo chúng không bị hư hại và giữ nguyên chất lượng.
Tăng hiệu suất làm việc:
Hệ thống quản lý kho giúp kiểm soát chất lượng, vận chuyển hàng hóa với tốc độ tối đa, đồng thời cải thiện các giai đoạn của quy trình này.
Hơn thế nữa, người lao động có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn bởi vì họ biết được mục tiêu và tiến độ công việc.
Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng
Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng phụ thuộc vào quy mô hoạt động của nhà kho, kho hàng hóa, loại hàng hóa, loại kho, khối lượng hàng hóa và yêu cầu pháp lý hiện hành. Quy trình này thường gồm các bước chính như sau:
Nhận hàng:
Đầu tiên, nhà kho cần xác nhận đã nhận được đúng sản phẩm, số lượng và kiểm tra tình trạng cũng như thời điểm nhận hàng. Nếu có bất kỳ tổn thất nào, quy trình kiểm tra sẽ được thực hiện trên toàn bộ lô hàng. Hàng hóa sau đó được chuyển đến khu vực nhập hàng.
Các biện pháp để tối ưu hóa quy trình nhận hàng:
- Sử dụng xe nâng điện hoặc băng tải giúp bốc dỡ hàng hóa và làm sạch khu vực bến tàu một cách nhanh chóng và hiệu quả
- Sử dụng máy đo tự động để nắm bắt trọng lượng và kích thước của bưu kiện hoặc pallet, giúp tăng tốc quá trình nhận hàng
- Thiết lập phần mềm quản lý lao động và lịch trình cập bến để dự đoán chính xác lượng nhân sự cần thiết dựa trên các chuyến hàng dự kiến
Nhập hàng:
Quá trình nhập hàng là bước chuyển chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến khu vực lưu trữ. Quy trình này liên quan đến việc đánh giá và quản lý yêu cầu không gian cho từng mục hàng. Các sản phẩm tương đồng sẽ lưu trữ trong cùng một khu vực để thuận tiện trong việc định vị và phân phối.
Các biện pháp để tối ưu hóa quy trình nhập hàng:
- Triển khai hệ thống quản lý không gian nhà kho và rãnh tự động để xác định vị trí lý tưởng cho từng loại sản phẩm khác nhau, nhằm tận dụng tối đa không gian
- Sử dụng ứng dụng và thiết bị di động nhập hàng để hướng dẫn nhân viên lưu trữ hàng hóa vào vị trí cụ thể một cách chính xác
Lưu trữ:
Lưu trữ là một quá trình quan trọng của nghiệp vụ quản lý kho hàng, lưu trữ nghĩa là việc đặt hàng hóa vào không gian lưu trữ phù hợp. Khi thực hiện đúng cách, bạn sẽ tối ưu hóa diện tích của nhà kho và tăng cường hiệu suất lao động.
Để tối ưu hóa quy trình lưu trữ, bạn có thể:
- Sử dụng phần mềm tự động để tính toán việc sử dụng kho lưu trữ và liên tục theo dõi các chỉ số hiệu suất lưu kho
- Sử dụng hệ thống lưu trữ nhà kho phù hợp với quy mô của cơ sở để tối đa hóa không gian cả theo chiều ngang và chiều dọc, đồng thời nâng cao hiệu suất của nhà kho
Lấy hàng:
Quá trình xuất hàng là quá trình mà nhân viên thu thập các sản phẩm từ kho để thực hiện đơn đặt hàng của khách. Vì đây là bước tốn kém nhất trong hoạt động kho hàng, chiếm đến 55% tổng chi phí, việc tối ưu hóa quy trình này giúp giảm đáng kể chi phí và tăng cường hiệu quả quản lý kho.
Điều quan trọng khi tối ưu hóa quy trình xuất hàng là tăng cường độ chính xác, vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.
Để tối ưu hóa quy trình xuất hàng, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Sử dụng thiết bị di động và thiết bị đeo không dây để nhân viên có thể xem danh sách chọn hàng, truy cập hệ thống trong thời gian thực và quét mọi nơi trong kho
- Thực hiện phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho và cải thiện bố trí kho hàng của bạn
Đóng gói:
Quá trình đóng gói là công việc kết hợp các mặt hàng trong một đơn bán hàng lại với nhau và sẵn sàng cho việc vận chuyển. Trong quá trình này, các hoạt động bao gồm đóng gói mặt hàng vào một thùng chứa phù hợp, cân đơn hàng đã đóng gói, in nhãn liên quan và lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh thích hợp để hoàn thành giao hàng.
Để tối ưu hóa quy trình đóng gói, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Sử dụng phần mềm để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc
- Sử dụng hệ thống tự động phân loại hàng hóa theo vật liệu đóng gói để đảm bảo an toàn cho mặt hàng khi vận chuyển và giảm chi phí đóng gói
Vận chuyển:
Quá trình vận chuyển bắt đầu khi hàng hóa xuất kho và tiến hành hành trình từ kho đến tay khách hàng. Để đảm bảo thành công của quá trình này, việc vận chuyển cần thực hiện đúng phương thức, giao hàng an toàn, đúng giờ và chính xác đến khách hàng.
Đối với việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Sử dụng hệ thống quản lý lao động để phân bổ nguồn lực phù hợp cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa
- Sử dụng thiết bị di động tích hợp ứng dụng vận chuyển để kiểm soát thông tin về kiện hàng, chuyến tàu, chuyến bay một cách dễ dàng và chính xác
- Áp dụng hệ thống sắp xếp hàng hóa để có hướng dẫn rõ ràng về cách xếp hàng an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển
Kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ quản lý kho hàng
Để có một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Đầu tư vào nhân sự: chất lượng đội ngũ nhân sự không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Do đó, hãy dành thời gian để đào tạo những nhân sự thực sự phù hợp với doanh nghiệp
- Sắp xếp hàng hóa khoa học: kiểm soát tốt doanh mục hàng hóa, sắp xếp khoa học thì quá trình quản lý kho mới hiệu quả được
- Dùng phần mềm phù hợp: phần mềm quản lý là nơi bạn ghi nhận, nhập các dữ liệu của kho, giúp bạn kiểm soát kho tốt hơn
- Dùng File Excel: với các doanh nghiệp nhỏ, số lượng hàng hóa ít thì có thể kiểm soát qua File Excel bởi tính linh hoạt và chi phí thấp
Trên đây là những thông tin chi tiết về một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng tại doanh nghiệp. Hình thức quản lý khoa học này đã giúp nâng cao sự hiệu quả trong quá trình sản xuất, lưu trữ hàng hóa và các chiến lược kinh doanh. Do đó, việc áp dụng quy trình quản lý kho hàng là điều cần thiết, đảm bảo cho hàng hóa và sản phẩm.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
