Đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, quy trình xuất nhập kho hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng. Thể hiện được mức độ chuyên nghiệp và làm việc hiệu quả của đội ngũ quản lý. Vậy, bạn đã hiểu rõ quy trình nhập kho hàng hoá chưa? Quy trình này sẽ diễn ra như thế nào? Quy trình nhập kho hàng hoá Hữu Toàn Logistics khám phá thông tin ngay trong bài viết này nhé!
Quy trình nhập kho hàng hoá là gì?
Quy trình nhập kho là một chuỗi các hoạt động nhập hàng trong doanh nghiệp. Đội ngũ quản lý sẽ theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập hàng đến sắp xếp hàng hoá phù hợp trong kho.
Lợi ích của quy trình nhập kho hàng hóa chuẩn hóa
Quy trình nhập kho được quản lý tốt sẽ mang lại rất nhiều thuận lợi cho việc lưu trữ hàng hoá của doanh nghiệp. Đóng vai trò quan trọng đối với các hoạt động xuất nhập trong kho. Cụ thể như sau:
- Quy trình xuất nhập kho giúp các hoạt động xuất nhập hàng trong kho được vận hành xuyên suốt.
- Nhà quản lý nắm rõ tình hình xuất nhập kho về số lượng và chất lượng sản phẩm.
- Quy trình nhập kho phân chia thành nhiều hoạt động và giao cho từng nhân viên có chuyên môn phù hợp.
- Quy trình nhập kho hàng hóa chuẩn sẽ rút ngắn được thời gian làm việc của nhân viên.
Tóm lại, quy trình nhập kho được hiểu một cách đơn giản là hoạt động đưa hàng hóa, nguyên liệu vào trong kho để chờ bán hoặc sản xuất. Không giống với dịch vụ vận tải, quy trình này diễn ra ngay sau khi hàng hóa, nguyên liệu được mua, nhập về.
Quy trình nhập kho khá quan trọng vì sẽ giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát được số hàng hoá mình đang sở hữu. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn.
Quy trình nhập kho hàng hóa nguyên liệu
Quy trình nhập kho hàng hóa nguyên liệu sẽ có hai hoạt động chính đó là nhập kho hàng hóa nguyên liệu và nhập kho hàng hoá thành phẩm. Để bạn hiểu rõ hơn về quy trình nhập kho hàng hoá, Hữu Toàn Logistics sẽ trình bày chi tiết từng hoạt động như dưới đây.
Bước 1: Lên kế hoạch nhập nguyên liệu
Bộ phận nào có nhu cầu nhập nguyên liệu sẽ đề xuất kế hoạch với bộ phận có trách nhiệm để cập nhật thông tin và phân công nhân sự, sau đó tiếp tục liên hệ các dịch vụ giao nhận hàng hoá để nhập hàng hoá về kho.
Bước 2: Sắp xếp hàng hóa trong kho
Sau khi lên kế hoạch thì nhân viên thu kho sắp xếp hàng hóa theo quy định đã được đề ra thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Bước 3: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Nhân viên thủ kho dựa trên đơn đặt hàng hoặc phiếu đề xuất nhập hàng để đối chiếu số lượng nhập vào. Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu.
Quy trình nhập kho phải chặt chẽ để đảm bảo chất lượng của nguyên liệu. Trường hợp có lô hàng nào hư hỏng thì nhận viên kịp thời phát hiện. Tiến hành lập biên bản và thông báo lại vấn đề với bộ phận đề xuất.
Bước 4: Lập phiếu nhập kho
Bước kiểm tra nguyên vật liệu hoàn thành thì các giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ chuyển cho bên kế toán. Họ sẽ thực hiện đối chiếu lại một lần nữa các thông tin trước khi giao dịch và in phiếu nhập kho.
Bước 5: Hoàn tất nhập kho hàng hóa
Nguyên vật liệu đầu tiên sẽ được đưa vào các nơi cho thuê kho nhỏ hoặc đưa trực tiếp đến nơi để sắp xếp theo khu vực nhất định và cập nhật thông tin vào thẻ kho. Nội dung này sẽ được đưa vào hệ thống quản lý kho hàng bằng phần mềm hoặc excel. Phụ thuộc vào phương pháp của mỗi đơn vị.
Kho bãi trong logistics đều có một quy trình nhập kho hàng hóa tiêu chuẩn chung. Bạn áp dụng những quy trình nhập kho dưới đây phần nào cũng giúp doanh nghiệp quản lý và sát sao được với tiến độ công việc.
Tham khảo: Hướng dẫn cách sắp xếp kho hàng trong kho một cách khoa học.
Tham khảo: Khó khăn và giải pháp của các hệ thống kho bãi Việt Nam hiện nay.
Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩm
Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩm cũng tương tự với quy trình nhập kho của nguyên vật liệu. Bao gồm các bước cụ thể sau:
- Nhân viên mua hàng sẽ nhập kho hàng hoá khi được bên bán giao đến. Sau đó, tiến hành làm mẫu yêu cầu nhập kho và gửi cho bộ phận kế toán.
- Kế toán khi nhận được phiếu yêu cầu sẽ làm phiếu nhập kho. Phiếu này sẽ được lập thành nhiều niên. Một liên sẽ lưu tại sổ theo dõi quy trình xuất nhập kho, hai đến 3 liên còn lại gửi lại cho nhân viên nhập vào kho hàng.
- Tiếp đến, nhân viên thu mua sẽ giao hàng hóa đến để thủ kho tiếp nhận. Trước khi nhập kho, nhân viên phải kiểm kê số lượng và chất lượng đầy đủ. Các trường hợp hư hỏng, dư thừa hay thiếu hàng thì thủ kho phải lập biên bản. Báo cáo lại vấn đề với bộ phận phụ trách để xử lý.
- Sau khi nhập kho, thủ kho ký nhận trên phiếu và lưu một liên ghi thẻ kho. Một liên giao bên kế toán và liên còn lại giao cho người nhập hàng. Dựa trên phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng hoá nhập kho.
Quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn xác
Bước 1: Yêu cầu xuất hàng
Khi cần sử dụng hàng hóa, nhân viên tạo phiếu yêu cầu xuất kho và gửi cho kế toán, ghi rõ số lượng và mục đích sử dụng.
Bước 2: Kiểm tra số lượng tồn kho
Kế toán kiểm tra lượng tồn kho theo yêu cầu. Nếu không đủ, sẽ đề xuất sản xuất thêm; nếu đủ tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Kế toán tạo phiếu xuất kho cho Thủ kho, với số liên tùy theo quy định. Một liên vào sổ xuất nhập còn lại đưa cho Thủ kho.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho nhận phiếu và xuất hàng đúng số lượng từ kế toán. Nhân viên ký vào giấy xuất kho và giữ 1 liên.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Thủ kho giữ lại 1 liên phiếu yêu cầu xuất kho và cập nhật thẻ kho, trả phiếu xuất kho cho kế toán. Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất.
Quy trình quản lý hoạt động hàng hóa cho doanh nghiệp
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị đề xuất gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng để xác thực và đối chiếu.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho kiểm tra hàng đạt tiêu chuẩn trong kho. Nếu thiếu hoặc không đạt tiêu chuẩn, thông báo cho đơn vị đề xuất. Nếu đủ điều kiện, tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng
Kế toán dựa trên đơn hàng lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng, gửi cho thủ kho thực hiện xuất kho. Số liên in phiếu xuất kho phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho soạn hàng đầy đủ. Cần có chữ ký xác nhận từ các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng) để kiểm tra sau này.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Thủ kho ghi lại thẻ kho, kế toán cập nhật nhật ký xuất kho và số tồn kho. Hai bên cùng làm việc để đảm bảo dữ liệu chính xác và thống nhất.
Những rủi ro khi thực hiện quy trình xuất nhập khẩu
Trong quy trình nhập kho hàng hóa việc quản lý kho hàng hãy cẩn thận và tránh rủi ro có thể xảy ra, có một số rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp có thể tránh như:
5.1. Quy trình nhập kho:
Đảm bảo tiến hành việc nhận thông tin đơn hàng đúng thời hạn để tránh sai sót về dữ liệu thông tin
Thay vì lưu trữ thông tin trên bảng Excel, sử dụng phần mềm quản lý kho để tránh sai sót số liệu.
Đối với việc quản lý và theo dõi hàng hóa trả về từ thị trường, nên thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ.
Lưu ý rằng việc ghi nhớ vị trí và nhãn hiệu của từng loại mặt hàng quan trọng, nhưng nên dựa trên kỹ thuật hơn là kinh nghiệm và thâm niên của thủ kho.
5.2 Quy trình xuất kho
Nếu doanh nghiệp đang tiến hành lưu trữ thủ công không truy vết và xác định rõ ràng về lô hàng nào được bán cho khách nào.
Không những vậy, nếu diện tích kho nhỏ mà doanh nghiệp không thể tối ưu hóa được không gian lưu trữ cũng có thể gây cản trở việc kiểm tra và sắp xếp hàng hóa. Dẫn đến việc khó tìm ra được nguyên nhân nếu thiếu hụt hàng hóa, mất mát, hư hỏng hay có sự cố xảy ra trong kho.
Bài viết trên đã trình bày chi tiết các bước trong quy trình nhập kho của doanh nghiệp. Hữu Toàn Logistics nổi tiếng là đơn vị cho thuê kho Thuận An lớn nhất Bình Dương cùng chia sẻ kinh nghiệm về cách vận hành kho cũng như cung cấp đến cho các bạn.
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: info@huutoanlogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
