Có rất nhiều doanh nghiệp chuyên về các lĩnh vực sản xuất hoặc phân phối hàng hoá thường gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho. Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp tránh được tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn hàng. Có thể nói đây chính là mấu chốt giúp cho tình trạng duy trì nguồn hàng hoá được cân đối. Hệ thống Quản lý hàng tồn kho Hữu Toàn Logistics sẽ giúp các bạn tìm ra những phương pháp, quy trình quản lý để có thể vạch ra những kế hoạch cho việc sản xuất, lưu trữ những mặt hàng hợp lý, tiết kiệm cho việc kinh doanh.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Là quá trình giám sát, điều chỉnh và định vị tài sản, hàng hoá của một tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm các hoạt động như nhập hàng, xuất hàng hay lưu trữ hàng hoá. Để giúp quy trình này mang lại hiệu quả, các doanh nghiệp nên sử dụng những phương pháp, các công cụ quản lý, giúp giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của hệ thống quản lý tồn kho đối với doanh nghiệp
Trên thực tế, quản lý tồn kho đã giúp nhiều doanh nghiệp xử lý được hàng tồn lâu không bị ứ đọng quá nhiều, cân bằng cung và cầu cũng như đối phó được tình hình biến động của nhu cầu, quy trình đặt hàng và là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng.
Vì vậy mà lập ra một hệ thống quản lý hàng tồn kho là một việc hết sức cần thiết và chủ yếu trong quy trình sản xuất, phân phối. Là đơn vị đứng đầu về những nhân lực quản lý tồn kho hiệu quả, Hữu Toàn Logistics sẽ chỉ ra những lợi ích khi quản lý hàng hoá một cách hiệu quả:
Tiết kiệm chi phí hàng hóa, nguyên vật liệu
Hàng hóa để tồn lâu ngày sẽ gây hư hỏng, ẩm mốc, hết hạn sử dụng, buộc phải tiêu huỷ vì không phù hợp để phát triển sản xuất. Điều này dẫn đến tình trạng tổn thất chi phí, đối với sản lượng nhiều có thể sẽ bị lỗ, thậm chí còn ảnh hưởng đến các dịch vụ vận tải hàng hoá hay những dịch vụ liên quan khác. Vì vậy tạo ra hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp cân bằng được tình trạng cung cầu, tránh thất thoát hay lãng phí không đáng có.
Tiết kiệm chi phí và diện tích lưu kho
Hàng hoá tồn càng nhiều sẽ làm tăng diện tích lưu trữ, cộng thêm cả chi phí điện, nước, các thiết bị làm lạnh nếu là hàng thực phẩm, pallet hay các thiết bị khác phục vụ cho quá trình lưu kho. Tổng các chi phí đó sẽ rất tốn kém, nếu biết cách giải phóng hàng tồn kho lâu năm, sẽ giúp tiết kiệm được các chi phí cho thuê kho bãi và những chi phí liên quan khác.
Dự trù và tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Vốn lưu động có ý nghĩa lớn đối với những doanh nghiệp nhỏ, có ít ngân sách. Báo cáo hàng tồn kho đúng và kịp thời giúp việc quản lý và phân phối nguồn hàng tồn đúng cách, tránh tình trạng dư thừa nguồn hàng – thiếu hụt nguồn vốn, thông qua đó có thể điều chỉnh tốt nguồn vốn lưu động.
Đảm bảo được chất lượng hàng hoá cho mỗi khách hàng
Quản lý kho hàng tồn chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro đối với chất lượng hàng hoá, sử dụng thêm dịch vụ đóng gói sẽ giúp hàng hoá sẽ luôn giữ được trạng thái an toàn, sạch đẹp, không hư hỏng. Chất lượng hàng hoá là rất quan trọng do đó việc quản lý tốt hàng tồn kho còn giúp đảm bảo được tình trạng hàng hóa trong kho.
Đảm bảo được tình trạng cung cầu cho hàng hoá
Việc quản lý hàng tồn kho rà soát và báo cáo tình trạng hàng tồn kho liên tục sẽ giúp doanh nghiệp biết rõ mặt hàng nào còn nhiều và những mặt hàng nào còn ít, những mặt hàng nào bán chạy và những mặt hàng nào bán chậm, nhờ đó có thể sản xuất và cung ứng hàng hóa kịp thời. Tạo một quy trình làm việc chuyên nghiệp cho khách hàng.
Tham khảo: Làm thế nào luôn đảm bảo được vận đơn sạch cho hàng hoá của mình
Tham khảo: Tóm tắt quy trình thực hành tốt quy trình bảo quản thuốc theo tiêu chuẩn GSP
Quản lý hàng tồn kho gồm những loại nào?
Khi xem xét về đặc điểm của các sản phẩm, bạn có thể phân loại hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản như sau:
Nguồn vật tư: Bao gồm đồ dùng văn phòng, các vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và các sản phẩm tương tự. Tất cả các mặt hàng này đều là những yếu tố cần thiết trong quá trình sản xuất.
Nguyên liệu thô: Đây là những nguyên liệu được bán ra hoặc giữ lại để sử dụng trong tương lai. Nếu chúng được bán đi, tiếp tục qua giai đoạn chế biến gia công và đã mua sẽ đang trong quá trình vận chuyển trở lại.
Bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm được sử dụng trong quá trình sản xuất, nhưng vẫn chưa hoàn thiện hoặc chưa hoàn tất thủ tục nhập kho thành phẩm.
Thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã hoàn tất sau quá trình sản xuất.
Tùy thuộc vào đặc tính sản xuất cụ thể của mỗi doanh nghiệp, 4 loại hàng tồn kho sẽ được duy trì từ công ty này sang công ty khác.
Nếu xem xét về chủng loại hàng hóa và kho tồn của doanh nghiệp, chúng ta có thể phân các loại như sau:
Hàng hóa mua để bán: Bao gồm hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng bất động sản, hàng gửi đi để chế biến, và hàng gửi đi để bán.
Sản phẩm dở dang: Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa qua thủ tục nhập kho.
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
Nguyên liệu và vật liệu: Bao gồm nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất hoặc gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm. Những mặt hàng sẽ được lưu trữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp
Quản lý hàng hóa trong kho luôn là một thách thức đối với các doanh nghiệp, dù bạn đang là doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho nhỏ hay lớn, cũng sẽ phải tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho hàng hoá và nguồn vốn lưu động. Nếu không làm tốt việc này, các doanh nghiệp sẽ có nguy cơ rơi vào tình trạng dư thừa hàng hóa gây thất thu nguồn vốn. Dưới đây là quy trình quản lý hàng tồn kho thông minh giúp cho doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận, có vị thế vững chắc trên thương trường.
1. Lập sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho thông minh
Mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn lên kế hoạch cho mình một sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Việc lập sơ đồ giúp các bạn dễ dàng nắm rõ quy trình và giúp việc quản lý đơn giản hơn rất nhiều.
2. Đặt mức tồn kho và cảnh báo mức tồn kho tối thiểu
Mức tồn kho là số lượng hàng hóa tối thiểu phải có sẵn trong kho. Khi hàng hóa trong kho ít hơn mức tồn kho cố định, lúc đó bạn cần phải nhanh chóng nhập bổ sung cho cân đối. Bên cạnh đó cần phải đặt hạn mức song song với nhu cầu phân phối. Không nên để hạn mức tồn kho quá cao mà nhu cầu sử dụng lại rất thấp.
3. Kiểm kê đúng lúc trong quản lý hàng tồn kho (JIT)
Phương pháp Just In Time (JIT) là việc giữ lại số lượng hàng tồn kho không cần thiết cho quá trình sản xuất và giảm thiểu rủi ro do hàng tồn kho dư thừa. Hoàn toàn có thể loại bỏ chi phí và nguy cơ rủi ro liên quan đến việc giữ số lượng lớn hàng trong kho.
4. Phân tích hàng tồn kho ABC
Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp ABC là việc chia thành ba mức độ A, B, và C dựa trên giá trị. Hàng thuộc cấp A có giá trị cao, giúp xác định những mặt hàng mang lại lợi nhuận nhiều nhất. Cấp B có giá trị thấp hơn A, nhưng cao hơn C. Các mặt hàng cấp C thường có giá trị thấp và khối lượng lớn. Đây là cách hiệu quả để xác định và quản lý lợi nhuận từ hàng tồn kho.
5. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Để luôn đảm bảo chính xác về số lượng hàng hóa, bạn cần lập ra cho mình quy trình kiểm kê hàng hoá trực tiếp định kỳ mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Nhằm giúp giảm thiểu sự sai sót về số lượng, bên cạnh đó còn giúp kiểm tra tình trạng gian kho hiệu quả. Và qua việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên có thể kiểm tra được nguồn hàng nào bán chạy, nguồn hàng nào chậm, nhờ đó có thể thúc đẩy phát triển kinh doanh, tránh tình trạng ứ đọng nguồn hàng tồn kho.
6. Tìm kiếm một đơn vị quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp
Để quản lý tốt hàng hoá tồn trong kho, bạn cần phải trang bị đầy đủ các kiến thức để có thể quản lý tốt hàng hoá của mình. Tuy nhiên công việc này mất nhiều thời gian và công sức, vậy nên việc tìm kiếm một đơn vị giúp bạn những vấn đề trên sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí rất nhiều.
Hữu Toàn Logistics vốn là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê kho bãi cũng như có những cách quản lý hàng hoá đa dạng, nhanh chóng và chuyên nghiệp, một số những lợi ích khi sử dụng dịch vụ quản lý hàng hoá tại Hữu Toàn Logistics như:
- Kinh nghiệm và chuyên môn: Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, và hệ thống kho bãi trang thiết bị hiện đại, Hữu Toàn Logistics luôn tự hào là đơn vị tiên phong chuyên cung cấp dịch vụ về kho bãi chuyên nghiệp nhất.
- Hệ thống kho bãi hiện đại: Được trang bị hệ thống tiên tiến, hệ thống đảm bảo an ninh 24/7, hệ thống báo cháy, báo nổ tự động, theo dõi giám sát nhiệt độ, độ ẩm phù hợp, gian kho sạch sẽ.
- Dịch vụ linh hoạt và đa dạng: Hữu Toàn Logistics có nhiều dịch vụ logistics mang đến cho các bạn những trải nghiệm tốt nhất, ngoài dịch vụ cho thuê kho bãi đa dạng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chúng tôi còn có dịch vụ vận chuyển hàng hoá trong và ngoài nước, các dịch vụ xuất nhập hàng hoá và là đơn vị đầu tiên cung cấp dịch vụ cho thuê pallet miễn phí.
- Chi phí hợp lý: Hữu Toàn Logistics luôn mang lại những gói trải nghiệm với chi phí cạnh tranh nhất, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Với những lợi thế quản lý hàng tồn kho trên, chúng tôi nghĩ rằng bạn đã chọn được cho mình một đơn vị giúp quản lý hàng hoá đơn giản mà hiệu quả. Đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi và chúng tôi sẽ giải đáp những yêu cầu, thắc mắc sớm nhất cho các bạn.
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: info@huutoanlogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
