Quy trình kiểm kê toán hàng tồn kho là một trong những khâu quan trọng để quản lý kho hàng. Tuy nhiên đây là quy trình cần sự chuyên môn cao bởi có thể ảnh hưởng đến các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp sau này. Vậy các bước thực hiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho Hữu Toàn Logistic sẽ diễn ra như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Vì sao cần kiểm toán hàng tồn kho ?
Để đảm bảo quản lý hiệu quả, việc áp dụng quy trình kiểm kê kho nghiêm ngặt là điều cần thiết để công ty có thể kiểm soát số lượng hàng hóa hết hạn, hàng lỗi và hàng sắp hết hạn. Qua đó giúp công ty xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh một cách chính xác. Trong thực tế, việc giữ hàng hóa quá hạn lâu có thể gây tổn thất nặng nề khi không thể tiêu thụ, đồng thời tạo chi phí tiêu hủy hàng và các chi phí khác như chi phí thuê kho, nhân công, và dịch vụ lưu trữ.
Ngoài ra, việc xây dựng quy trình kiểm hàng tồn kho hợp lý cũng đồng nghĩa với việc đảm bảo tính minh bạch trong quy trình quản lý. Bằng cách đối chiếu và kiểm kê hàng hóa, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục những sai sót, chênh lệch giữa số lượng trên sổ sách và tình hình thực tế, đồng thời quản lý hậu quả một cách kịp thời.
Các thủ tục khi kiểm toán hàng tồn kho
Trước khi thực hiện các thủ tục kiểm toán hàng tồn kho, kế toán viên sẽ tạo một bảng số liệu để so sánh và đánh giá kết quả kinh doanh của năm nay so với năm trước. Điều này giúp trong quá trình thực hiện kiểm toán, doanh nghiệp có khả năng trình bày báo cáo tài chính một cách hợp lý nhất.
Dưới đây là tổng hợp các thủ tục kiểm toán hàng tồn kho:
- Thực hiện kiểm kê và đếm số lượng hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán
- So sánh và đối chiếu kết quả với số liệu chi tiết hàng tồn kho trên thực tế báo cáo
- Kiểm tra các giao dịch mua hàng trong kỳ kế toán
- Thực hiện thủ tục kiểm toán số dư đầu kỳ kế toán
- Kiểm tra và xác định giá trị sản phẩm tồn cuối kỳ kế toán
- Kiểm tra giá xuất kho nguyên vật liệu và dụng cụ hàng hóa
- Tính toán giá thành dựa trên số liệu báo cáo
- Leen phương án dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Kiểm tra các hóa đơn trong giao dịch mua hàng, đảm bảo tính đúng kỳ và sự tương quan với hàng tồn kho
Xem thêm:
- Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho siêu hiệu quả mới nhất
- Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho chi tiết
Quy trình kiểm toán hàng tồn kho
Doanh nghiệp và kế toán cần thực hiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho bài bản và đầy đủ để có kết quả tốt nhất. Đồng thời làm cơ sở để doanh nghiệp xây dựng bản báo cáo tài chính chuẩn xác. Dưới đây là các bước kiểm toán hàng tồn kho:
Bước chuẩn bị kiểm toán hàng tồn kho
Các bước trong giai đoạn kiểm toán ban đầu:
- Tiếp cận đối tác: Đây là quá trình tập trung vào việc tìm hiểu thông tin từ cả khách hàng hiện tại và mới để hiểu rõ về lý do mà họ yêu cầu kiểm toán thông qua việc tham khảo các báo cáo tài chính, truyền thông, mạng xã hội và các nguồn thông tin khác
- Phân công trách nhiệm: phân công kiểm toán viên cụ thể và rõ ràng cho mỗi khách hàng, giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình kiểm toán
- Thảo luận và thống nhất điều khoản hợp đồng: thảo luận các điều khoản trong hợp đồng sơ bộ và đạt được thống nhất để có thể ký hợp đồng kiểm toán. Điều này giúp xác định rõ các cam kết và trách nhiệm của cả hai bên trước khi bắt đầu quá trình kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên sẽ thực hiện việc thu thập thông tin một cách đầy đủ về khách hàng để có cái nhìn tổng quan về tình hình nội bộ của doanh nghiệp đối tác. Sau đó, sẽ xây dựng kế hoạch kiểm toán, bao gồm các quy trình sau:
- Hệ thống lại bộ máy kế toán của khách hàng
- Lĩnh vực kinh doanh của khách hàng
- Các quyền về sở hữu và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
- Tìm hiểu về chu trình giá thành, chính sách kế toán, chu trình mua hàng và giá vốn
- Phân tích số liệu thống kê về lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại so với các kỳ trước
- Đánh giá tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và đồng thời xác định rủi ro về gian lận
- Lập kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán
Tiến hành công việc kiểm toán
Kế toán viên sẽ bắt đầu bằng việc kiểm tra thực tế hàng tồn kho của doanh nghiệp, có thể sử dụng dịch vụ cho thuê kho xưởng hoặc kho riêng của công ty. Nếu số lượng hàng tồn kho được kiểm kê có giá trị nhỏ hơn mức rủi ro có thể chấp nhận được, kiểm toán viên sẽ tiếp tục thực hiện các quy trình kiểm toán tiếp theo. Quá trình này tập trung vào đánh giá hiệu suất của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua thực hiện các nghiệp vụ cụ thể:
- Nghiệp vụ mua hàng: kiểm tra các chứng từ liên quan đến mua hàng như phiếu yêu cầu mua, hóa đơn đầu vào, bảng báo giá và đơn đặt hàng
- Nghiệp vụ lưu kho: kiểm tra các phiếu nhập hàng trong kho, biên bản nghiệm thu chất lượng hàng hóa và báo cáo giao hàng ký nhận
- Nghiệp vụ xuất kho hàng hóa: xem xét giấy tờ, sổ sách liên quan đến xuất kho, đơn đặt hàng của người mua và sổ đối chiếu xuất kho
Dựa trên kết quả thu được, kiểm toán viên có thể tái đánh giá rủi ro kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch kiểm toán một cách phù hợp.
Trong giai đoạn thực hiện thử nghiệm căn bản với hàng tồn kho, các số liệu cơ bản sẽ được so sánh:
- So sánh số liệu tồn kho còn dư năm nay với năm trước đó.
- Phân tích số ngày lưu kho
- So sánh vòng quay hàng tồn kho
- Đánh giá giá thành và tỷ lệ chi phí thực tế so với các năm trước
- Xem xét sự biến động về giá trị mua hàng so với năm trước
- Kiểm tra chi phí nhập nguyên vật liệu, lao động và sản xuất
Các rủi ro khi kiểm toán hàng tồn kho
Trong quá trình thực hiện kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán viên có thể gặp những sai sót như:
- Xác định và ghi nhận sai về giá gốc hàng tồn kho
- Giá trị của hàng tồn kho nhập kho khác với giá trị trên ghi trên hóa đơn và chi phí phát sinh
- Số liệu xuất kho không khớp với số liệu thực tế
- Kiểm toán viên ghi nhận hàng tồn kho không đầy đủ các chứng từ và hoá đơn
- Phiếu xuất nhập hàng tồn kho không đúng với quy định như: viết trùng số, không đánh số thứ tự, các chỉ tiêu không đồng nhất với nhau hoặc thiếu chữ ký,…
- Đơn giá hoặc số lượng hàng tồn kho âm do luân chuyển chứng từ chậm hoặc viết phiếu xuất hàng trước khi lập phiếu nhập hàng
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém chất lượng không ghi rõ phương pháp kỹ thuật sử dụng để tiêu hủy
Lưu ý khi kiểm toán hàng tồn kho
Trong quá trình kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán viên cần chú ý đến các điểm sau:
- Khi mô tả chu trình hàng tồn kho, kiểm toán viên cần trình bày đầy đủ các thông tin như loại các nghiệp vụ quan trọng của chu trình, các thủ tục kiểm soát chính mà doanh nghiệp áp dụng, thẩm quyền phê duyệt từ các phòng ban hoặc bộ phận liên quan, tài liệu và báo cáo chính được sử dụng để kiểm soát chu trình, và lưu ý trong phân công nhiệm vụ thuộc chu trình
- Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên cần đánh giá lại mức độ rủi ro kiểm soát. Nếu rủi ro giảm xuống so với ban đầu, kiểm toán viên có thể giảm quy mô các thử nghiệm cơ bản hàng tồn kho so với kế hoạch ban đầu và ngược lại
- Nếu số vòng quay hàng tồn kho quá cao và tỷ lệ lãi gộp giảm, có thể doanh nghiệp đã thực hiện khai khống giá vốn bán hàng và giảm giá trị, có thể liên quan đến gian lận hàng tồn kho. Trong tình huống này, kiểm toán viên cần đánh giá tính trung thực của các giao dịch bán hàng. Nếu hàng tồn kho được quản lý và bảo quản bởi bên thứ ba, kiểm toán viên sẽ phải yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ bên thứ ba
Có thể thấy quy trình kiểm toán hàng tồn kho có vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc kiểm toán cần được thực hiện kỹ lưỡng và đúng quy định để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, doanh nghiệp hãy liên hệ hotline của Hữu Toàn Logistics để được giải đáp tận tình nhất.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
