Quản lý kho hàng là công việc rất quan trọng đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Nhờ có công tác quản lý kho, quản lý hàng tồn kho bằng excel các thủ thuật đơn giản, đơn vị có thể kiểm soát được số lượng và chất lượng hàng hoá lưu trữ. Chủ động xây dựng kế hoạch phân phối sản phẩm ra thị trường phù hợp. Do đó, trong bài viết này, quản lý kho hàng Hữu Toàn Logistics sẽ bật mí đến bạn kinh nghiệm về ứng dụng quy trình quản lý kho hàng bằng excel đơn giản, hiệu quả. Theo dõi nội dung dưới đây ngay nhé!
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là quá trình kiểm soát, theo dõi và tổ chức các hoạt động liên quan đến quản lý, vận hành và sử dụng kho hàng. Nói cách khác, quản lý hàng hoá là quá trình quản lý việc nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa trong kho.
Quản lý hàng hoá là một trong những hoạt động rất quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất hay buôn bán nào. Việc quản lý kho giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, tăng năng suất lao động, cải thiện khả năng cung ứng sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách quản lý kho hàng là gì và các phương pháp quản lý, quy trình quản lý hiệu quả.
Những công việc phải làm trong quản lý kho hàng
Kỹ thuật Quản lý kho được đánh giá là một hoạt động rất phức tạp. Bao gồm nhiều công việc liên quan đến tổ chức, bảo quản hàng hóa trong kho, dịch vụ vận tải hàng hoá. Yêu cầu quản lý kho phải đảm bảo được số lượng và chất lượng sản phẩm tốt nhất.
Những công việc quản lý hàng hóa sẽ giúp quá trình bán hàng diễn ra liên tục và giảm thiểu được chi phí lưu thông. Trong quản lý kho hàng sẽ bao gồm những công việc cụ thể sau:
- Sắp xếp hàng hóa.
- Kiểm tra, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hoá.
- Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hoá.
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất nhập theo quy định.
- Xuất và nhập hàng hóa qua dịch vụ giao nhận hàng hoá.
- Theo dõi số lượng hàng hoá xuất nhập.
- Theo dõi tồn kho, đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu.
- Kiểm kho.
Việc sắp xếp kho sẽ phản ánh được kỹ năng quản lý kho của đơn vị cho thuê kho bãi. Với một diện tích nhất định, bạn phải sắp xếp hàng hoá khoa học. Như vậy, bạn có thể chứa đủ lượng hàng cần thiết và dễ dàng tìm kiếm hàng.
Chuẩn bị các kệ hàng bền chắc sẽ đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Hạn chế các tác động của ngoại lực gây ảnh hưởng đến chúng. Nhờ đó, việc quản lý hàng hoá cũng trở nên thuận lợi hơn.
10 Cách quản lý kho hàng hiệu quả thông minh khoa học
Cách quản lý và kỹ năng quản lý kho là hai yếu tố rất quan trọng. Quyết định đến sự thành công trong việc quản lý kho của mỗi doanh nghiệp. Do đó, để giúp bạn có thêm kinh nghiệm cách quản lý kho hàng hiệu quả Hữu Toàn chia như sau:
1. Thiết lập vị trí kho ở vị trí dễ quan sát
Trong quá trình thực hiện kiểm kê hàng hóa, nên tạo điều kiện cho nhân viên quản lý kho hàng rất quan trọng để tránh các nguy cơ rủi ro không mong muốn. Không nên đặt kho trong một không gian hẹp, nằm sâu bên trong cửa hàng mà bạn không thể theo dõi được hoạt động của họ.
Thay vào đó, hãy cân nhắc đặt kho hàng ở một vị trí thuận lợi, dễ quan sát, tiện lợi cho việc nhập, xuất, và giao nhận hàng hóa. Từ đó giúp giảm thiểu rủi ro đáng tiếc và đồng thời tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.
2. Sắp xếp hàng hóa khoa học thông minh
Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc 5S là một phương pháp giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm, vận chuyển, và quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi thực hiện sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học không chỉ trên số sách mà còn trong kho bãi.
3. Tuân thủ nguyên tắc Nhập trước – Xuất sau
Nguyên tắc nhập trước – xuất trước là một quy tắc quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn nhập mặt hàng nào vào trước thì cũng nên xuất hàng đó ra trước và ngược lại.
Không chỉ áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc dễ hỏng, mà cả những sản phẩm công nghệ và thời trang cũng cần tuân thủ nguyên tắc này. Mặc dù chúng không bị hỏng nhưng chúng có thể trở nên lỗi mốt nhanh chóng.
4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu
Thiết lập mức tồn kho là lượng hàng hóa cố định phải được duy trì trong kho để đảm bảo rằng bạn có đủ sẵn sàng để cung cấp đáp ứng khi cần và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của bạn không bị gián đoạn.
Việc quản lý tồn kho trở nên thuận lợi hơn nếu bạn xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng sản phẩm cụ thể. Nghĩa là không nên để số lượng sản phẩm dưới mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa.
Để đưa ra quyết định về mức tồn kho tối ưu, bạn cần xem xét một số tiêu chí sau:
- Số lượng hàng thực sự có trong kho.
- Số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Tình hình cung cấp hàng hóa từ các nhà cung cấp.
- Tình hình tiêu thụ của sản phẩm
Ngoài ra, cần lưu ý rằng mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, bạn kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên có thể vài lần trong năm, để đảm bảo rằng vẫn phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp của bạn. Giúp bạn duy trì sự quản lý kho hàng hiệu quả và linh hoạt.
5. Quét và lưu mã vạch sản phẩm
Bạn có đảm bảo rằng mọi mặt hàng trong kho của bạn đã được mã hóa bằng mã vạch? Nếu chưa, bạn nên thực hiện điều này ngay bây giờ. Bởi việc quản lý sản phẩm thông qua mã vạch sẽ làm cho việc tìm kiếm và xác định sản phẩm đúng dễ dàng hơn nhiều.
Khi sản phẩm đã có mã vạch, bạn chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch để quét mã trên sản phẩm. Bạn cập nhật tình trạng tồn kho và nhập thông tin nhanh chóng vào phần mềm quản lý. Từ đó việc quản lý kho hàng tránh được những lỗi nhập liệu gây khó khăn và sai sót trong quản lý hàng hoá.
6. Kiểm tra kho định kỳ
Kiểm tra hàng tồn kho theo định kỳ là một công việc quan trọng và nên được thực hiện 6 tháng một lần. Với các mục tiêu rõ ràng:
- Xác minh số lượng hàng tồn kho (chính xác với hồ sơ hàng hóa)
- Đảm bảo chất lượng (nhận biết hỏng hóc, hao mòn, và kiểm tra bao bì)
Việc kiểm tra thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên, thường gồm 2 – 3 người. Để thực hiện kiểm kê một cách hiệu quả, quá trình sắp xếp kho cần được tiến hành một cách có hệ thống. Bạn có thể tổ chức kiểm tra dựa trên từng nhóm hàng hoặc sản phẩm, giúp quá trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
7. Ưu tiên xếp sắp theo thư tự ABC
Để quản lý kho hàng hiệu quả, không phải tất cả sản phẩm đều quan trọng bằng nhau. Để xác định mức độ quan tâm của từng sản phẩm, bạn nên thực hiện phân tích ABC và sắp xếp chúng thành 3 nhóm dựa trên các tiêu chí sau:
Nhóm A: Bao gồm các sản phẩm có giá trị cao nhưng có tần suất bán ra thấp.
Nhóm B: Các sản phẩm có giá trị trung bình và tần suất bán ra trung bình.
Nhóm C: Những sản phẩm có giá trị thấp nhưng có tần suất bán ra cao.
8. Quản lý kho hàng bằng phần mềm
Phần mềm quản lý hàng hoá đang được sử dụng rất phổ biến trên thị trường hiện nay. Các chức năng thông minh của phần mềm sẽ thay thế bảng tính excel phức tạp, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả cách quản lý kho.
Phần mềm sẽ lược bớt các thao tác thủ công tốn nhiều thời gian, đảm bảo tính toán chính xác các số liệu. Đồng thời cung cấp báo cáo đúng về tình trạng hàng tồn cho người phụ trách tại thời điểm kiểm tra.
Tham khảo: Tóm tắt quy trình nhập kho hàng hoá cho những ai chưa biết.
Tham khảo: Cùng tìm hiểu quy trình và cách sắp xếp kho hàng thuận tiện cho việc quản lý.
9. Phương pháp quản lý kho FIFO và LIFO
Đây là hai thuật ngữ rất quen thuộc trong công tác quy trình quản lý kho hàng, được hiểu là:
– FIFO (First in – First out) là hàng hoá nào nhập trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Áp dụng với các sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn.
– LIFO (Last in, First out) là hàng mới nhập sẽ được ưu tiên xuất trước. Phương pháp này đảm bảo cập nhật thời gian, cân đối chi phí sản xuất với giá bán. Phù hợp để quan ly kho có các sản phẩm tồn lâu như vật liệu xây dựng.
10. Cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel
Excel là một công cụ hữu ích để quản lý hàng tồn, thích hợp cho các doanh nghiệp thuê kho nhỏ, thuê kho nhỏ tự quản, thuê kho chung,… Dưới đây là các bước cơ bản để quản lý hàng hóa trong nhà xưởng bằng Excel:
- Bước 1: Tạo bảng dữ liệu về hàng tồn kho
- Bước 2: Thêm các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá thành,…
- Bước 3: Tổng hợp dữ liệu và tính toán tổng giá trị hàng tồn kho
- Bước 4: Sử dụng các công cụ tính toán của Excel để phân tích dữ liệu hàng tồn kho như biểu đồ, bảng tổng hợp,…
- Bước 5: Quản lý và theo dõi hàng tồn thường xuyên để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Quản lý kho là một hoạt động quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên, tăng năng suất lao động, cải thiện khả năng cung ứng sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận. Hữu Toàn Logistics là đơn vị cho thuê kho bãi cũng như có những cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp,
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: info@huutoanlogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
