Kiểm kê hàng tồn kho là nghiệp vụ được hầu hết doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất thực hiện thường xuyên. Việc lựa chọn sai phương pháp và quy trình kiểm kho sẽ gây thất thoát, lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu về quy trình kiểm kê hàng tồn kho Hữu Toàn Logistic chi tiết ngay sau đây.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với số liệu ghi trên sổ sách. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Kế hoạch và chính sách kinh doanh hàng hóa thường được xây dựng và điều chỉnh dựa trên thông tin từ quá trình kiểm toán hàng tồn kho.
Với hầu hết các doanh nghiệp hiện đại, việc nhập khẩu lượng lớn hàng hóa để đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, quá trình nhập kho quá mức có thể dẫn đến tình trạng tồn kho cao, tạo ra chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.
Các phương án kiểm kê hàng tồn kho
Có hai phương pháp phổ biến được sử dụng trong quy trình kiểm kê tài sản, bao gồm:
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên:
Phương pháp này đòi hỏi việc kiểm hàng liên tục với các khoảng thời gian định kỳ, như hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng. Việc kiểm tra thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề xuất nhập hàng, từ đó có thể đưa ra giải pháp hiệu quả.
Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp chủ yếu lưu trữ máy móc, thiết bị có giá trị cao hoặc các đơn vị chuyên xây dựng và lắp đặt.
Tuy nhiên, điều kiện kiểm tra thường xuyên có thể tốn thời gian và nhân lực, đặc biệt là đối với bộ phận kế toán.
Xem thêm:
- Phí lưu kho hàng? Cách tính phí lưu kho hàng hóa 2024
- Mẫu hợp đồng gửi kho hàng hóa mới nhất năm 2023
Kiểm kê hàng tồn định kỳ:
Phương pháp này giới hạn thời gian kiểm tra trong khoảng thời gian nhất định, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc cuối kỳ theo yêu cầu của công ty.
Ưu điểm của kiểm kê hàng tồn định kỳ là quá trình tập trung vào một thời điểm, giúp tiết kiệm chi phí và nguồn lực, giảm khối lượng công việc.
Thường được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa lớn, có giá trị thấp, đa dạng chủng loại và thường xuyên thực hiện giao dịch xuất hàng nhỏ lẻ.
Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là không đảm bảo việc nắm chính xác về chất lượng hàng do thời gian kiểm tra cách xa, khó phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn xác
Dưới đây là các bước kiểm tra hàng tồn kho một cách hiệu quả:
Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết
Quản lý cần lập kế hoạch chi tiết và phân công công việc cho những người có trách nhiệm, như quản lý kho, kế toán kho và thủ kho, để kiểm soát quy trình một cách hiệu quả. Bảng kiểm kê hàng hóa cần bao gồm các thông tin chi tiết như khu vực, tên hàng, mã hàng, số lượng thực tế và số lượng báo cáo.
Bước 2: Tiến hành kiểm đếm
Thực hiện kiểm đếm hàng hóa theo khu vực phân công kho bãi cho thuê. So sánh số lượng hàng thực tế với số liệu trong sổ sách và cập nhật thông tin về các mã hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc có số lượng tồn kho cao. Đối với khả năng nhân lực đủ, triển khai ít nhất 2 người kiểm kê cùng một khu vực để đảm bảo độ chính xác cao.
Bước 3: Báo cáo kết quả
So sánh kết quả kiểm đếm hàng thực tế với số liệu trong sổ sách. Trong trường hợp có sai lệch, báo cáo và giải trình. Cập nhật lại số liệu theo kết quả kiểm đếm thực tế.
Bước 4: Tìm rõ nguyên nhân sai lệch
Lập biên bản kiểm kê và lưu bản cứng, sau đó trình báo cáo lên cấp quản lý. Quy trình hoàn tất khi có xác nhận ký từ các bên liên quan. Trong trường hợp có sai lệch, các bộ phận liên quan cần tìm hiểu nguyên nhân để cải thiện quy trình. Đối với hàng hóa thất thoát do mất cắp hay gian lận, cần áp đặt các biện pháp xử lý phù hợp.
Một số sai lầm trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm sau:
Không chuẩn bị không gian trước:
Nhiều doanh nghiệp không nhận ra rằng việc sắp xếp không gian là cách tốt nhất để đón đợt nhập hàng mới và tránh tình trạng mất thời gian trong quá trình xếp dỡ. Trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, việc xem xét lại không gian kho và sắp xếp sản phẩm để thuận tiện cho việc kiểm kê là cực kỳ quan trọng.
Thiếu nhân sự:
Nếu công ty không có đủ nhân sự, có thể cân nhắc thuê dịch vụ bên ngoài. Việc thuê ngoài giúp tiết kiệm thời gian và người quản lý chỉ cần giám sát và đảm bảo nhân viên thuê thực hiện đúng quy trình.
Không xác minh ngay từ đầu:
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho ngay từ đầu giúp quản lý phát hiện lỗi và thực hiện biện pháp phòng ngừa kịp thời, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự thất thoát.
Không chuẩn bị để tiêu hủy hàng tồn kho sẵn:
Các sản phẩm cần tiêu hủy cần được chuyển đi để tạo chỗ trống cho việc nhập hàng mới vào kho.
Không giải quyết lỗi kiểm kê kịp thời:
Trong quá trình kiểm kê, nếu có lỗi xảy ra từ người kiểm kê hoặc sản phẩm, cần giải quyết ngay lập tức. Ngay cả với những lỗi nhỏ, việc khắc phục kịp thời là cực kỳ quan trọng để tránh ảnh hưởng đến kết quả chung của quy trình kiểm kê.
Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết. Qua đó áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp để hạn chế rủi ro về hàng hóa tối đa.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
