Thông thường kho hàng trong Logistics đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và hàng tồn kho luôn giữ tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác quản trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được các thông tin về hàng hóa từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra được các phương án lưu kho hợp lý. Vậy trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu vai trò của quản trị hàng tồn kho Hữu Toàn Logistics trong doanh nghiệp hiện nay nhé!
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp, công ty lưu trữ trong kho để bán ra sau cùng hoặc đó là nguyên liệu thô được mua về để phục vụ cho sản xuất. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm chiếm tỉ trọng lớn. Chúng có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị hàng tồn kho là theo dõi và kiểm soát hàng hoá đây là một việc vô cùng quan trọng. Theo dõi thường xuyên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Dự đoán tình hình biến động của thị trường cũng như đưa ra các chính sách để giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho.
Quá trình này điều chỉnh toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khâu mua đến khi bán. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào và cung cấp đủ các sản phẩm ở thời điểm hiện tại.
Quản trị hàng tồn kho tốt là khi phải giải quyết được các vấn đề như:
- Đảm bảo rằng hàng tồn kho luôn nằm trong mức an toàn.
- Tính toán phù hợp khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu, khi nào cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm.
- Chi phí quản lý hàng tồn trong một thời gian có hợp lý không
- Nhu cầu sử dụng của khách hàng về sản phẩm
Xem thêm bài viết:
Top 5 kho hàng Trung Quốc ký gửi về Việt Nam
Kho hàng là gì? Chức năng chính của kho hàng
Vai trò của quản trị hàng tồn kho
Quản trị kho hàng có vai trò đặc biệt quan trọng có thể kể đến như:
- Đảm bảo số lượng hàng hoá tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, không bị gián đoạn
- Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu
- Nếu lượng hàng tồn kho lâu ngày dễ gây hư hỏng, hết hạn sử dụng, không thể đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho giúp tăng hiệu quả kinh doanh, kiểm soát lượng hàng hoá và giảm chi phí đầu tư và tránh các rủi ro cho doanh nghiệp.
- Báo cáo số lượng hàng tồn theo tuần, ngày, giờ sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc cân đối giữa các khâu Mua vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ.
- Giảm thiểu mất mát do trộm cắp, hàng hư hỏng, sự thay đổi thiết kế/mẫu mã, hàng dư thừa,…
Các hoạt động của quản trị hàng tồn kho
Quản trị hiện vật hàng tồn kho
Hoạt động nhằm mục đích bảo quản vật chất các hiện vật hàng tồn kho đảm bảo rằng hàng hóa luôn đạt chất lượng tốt nhất.
Để đạt được điều này doanh nghiệp sẽ cân nhắc việc lựa chọn: Hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào là phù hợp, phương tiện, thiết bị máy móc nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm cho việc vận chuyển hàng hóa,…
Việc bảo quản hàng tồn kho được tốt và chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng với khách hàng tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Quản trị kế toán của tồn kho
Một hoạt động quan trọng tiếp theo trong việc quản trị hàng tồn kho đó chính là kế toán kho dựa vào các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và biểu mẫu để hạch toán, tính toán lượng hàng tồn kho. Đồng thời kiểm soát hàng tồn kho một cách thường xuyên hoặc theo định kỳ để quản lý được tốt nhất và nắm rõ được tình trạng hàng hóa trong kho, từ đó đưa ra được hướng giải quyết tốt nhất.
Quản trị kinh tế của hàng tồn kho
Ngoài 2 yếu tố trên thì việc quản trị kinh tế của hàng tồn kho cũng vô cùng cần thiết. Cần có lượng dự trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.
Xác định mục tiêu tài chính giảm lượng hàng lưu trữ đến mức tối thiểu để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn động trong hàng tồn kho.
Các mô hình quản trị hàng tồn kho
Dưới đây là các mô hình quản trị hàng tồn kho được sử dụng phổ biến:
Mô hình 1: ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho
Là một trong những phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị tồn kho được áp dụng nhiều nhất. Trong, ABC analysis là tên của 3 nhóm hàng tồn kho cụ thể như:
- Nhóm A: Nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức chặt chẽ vì giá trị lớn nên mua số lượng nhỏ. Việc kiểm toán nên diễn ra định kỳ hoặc thường xuyên thông thường là 1 tháng/lần.
- Nhóm B: Sản phẩm hàng tồn kho cần kiểm soát ở mức tốt vì giá trị vừa phải, thường chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Thời gian kiểm toán nên được diễn ra theo hàng quý hoặc từ 3 tháng/lần.
- Nhóm C: Nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản. Nhóm này thường có giá trị không lớn nhưng lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho thời gian kiểm toán thường là 6 tháng 1 lần.
Nhờ có mô hình quản trị kho ABC analysis mà việc quản trị hàng tồn kho tại Doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả hơn nhờ cơ chế phân loại rõ.
Mô hình 2: Mô hình EOQ đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity
EOQ là phương pháp dùng để tính lượng đặt hàng tối ưu nhất để mua vào lưu trữ. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhất nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng khi cần thiết. Đây được biết đến là mô hình đơn giản và được sử dụng thông dụng nhất hiện nay.
Công thức cụ thể như sau:
- D là nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm ( Thường được tính bằng công thức lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn kho nhập thêm trong năm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm)
- S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với cho mỗi đơn hàng.
- H là chi phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa (Phí thuê kho)
Mô hình quản trị EOQ được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi nó giúp tối thiểu hóa chi phí lưu kho. Bên cạnh đó vẫn có những hạn chế là phải đáp ứng nhiều giả thuyết mới cho ra kết quả chính xác, hạn chế tính thực tế và tạo sự chênh lệch.
Mô hình 3: Mô hình POQ đặt hàng theo lô sản xuất – Production Order Quantity
Ngược lại với quản trị hàng tồn kho EOQ thì POQ tăng cường tính thực tế bằng cách nới lỏng các giả thiết. Mô hình POQ sẽ phù hợp với các công ty thương mại và các doanh nghiệp tự sản xuất vật tư, vừa sản xuất vừa bán.
Công thức của mô hình POQ gồm có:
- P là khả năng cung ứng hàng ngày (điều kiện d<P)
- D nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm ( Thường được tính bằng công thức lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn kho nhập thêm trong năm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm)
- S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với cho mỗi đơn hàng.
- H là chi phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa (Phí thuê kho)
Mô hình 4: Mô hình QDM khấu trừ theo số lượng – Quantity Discount Model
Khi nhà cung cấp có chính sách giảm giá đây được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua thì mô hình QDM được áp dụng.
Việc mua hàng càng nhiều thì càng được giảm giá sâu, chi phí đặt hàng giảm nhờ gom gọn lại 1 lần, nhưng việc này sẽ làm lượng trữ hàng lớn sẽ. Khiến chi phí lưu trữ tăng cao và gặp nhiều rủi ro trong kiểm toán hàng tồn kho.
Thì mô hình QDM sẽ giải quyết vấn đề này sao cho mức đặt hàng giúp tổng chi phí về hàng dự trữ là thấp nhất mà vẫn hưởng được mức giảm giá tốt. Các bước thực hiện gồm:
Bước 1: Tìm Q tối ưu ở từng mức giá theo công thức EOQ :
C là % chi phí lưu trữ tính theo giá mua,
Vr là chi phí từng sản phẩm
Bước 2: Tính Q tại nhiều mức khấu trừ, tuy nhiên Q không quá lớn vượt mức tối đa.
Bước 3: Từ Q đã tìm ở bước 1, thay vào công thức tính tổng phí về hàng dự trữ sau
Bước 4: Tìm được C. Từ đó bạn điều chỉnh hàng tồn kho sao cho Q ra kết quả C nhỏ nhất.
Mô hình 5: Mô hình tồn kho kịp thời J.I.T. – Just in time
Mô hình này được ra đời vào khoảng những năm 1930 đây là phương pháp đầu tiên và đem lại nhiều lợi ích.
JIT được hiểu là một mô hình tồn kho được tổ chức sao cho các bộ phận/đơn vị từ nguồn hàng, sản xuất, vận chuyển, quản lý,….có quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau.
Có rất nhiều doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho không cần thiết nhờ áp dụng mô hình JIT này. Tuy nhiên để có thể đáp ứng được mô hình này thì doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu rất chặt chẽ về mặt tổ chức quản lý, tính kỷ luật, sự liên kết giữa các đơn vị nên không phải ai cũng có thể áp dụng.
JIT là một trong những mô hình được áp dụng phù hợp với hàng hóa có thời hạn lưu trữ ngắn như thực phẩm tươi sống, hải sản, bánh kẹo ngắn hạn,….
Trên đây là bài viết chia sẻ các hoạt động chính trong quản trị kho hàng. Mong rằng với những chia sẻ trên giúp bạn có thêm thông tin hữu ích và áp dụng phù hợp các loại mô hình quản trị kho để đem đến hiệu quả tốt nhất. Qúy khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê kho hàng hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
