Hiện nay, có rất nhiều phần mềm và giải pháp quản lý kho doanh nghiệp. Nhưng để sở hữu phần mềm phù hợp nhất, tối ưu chi phí, mang lại hiệu quả tốt nhất thì chỉ có thể sử dụng mã vạch. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách quản lý kho bằng mã vạch Hữu Toàn Logistics trong bài viết sau đây nhé.
Quản lý kho bằng mã vạch là như nào?
Quản lý kho bằng hệ thống mã vạch là việc sử dụng mã vạch để ghi thông tin về sản phẩm, nguồn gốc, số lượng, .. giúp quản lý hàng hóa thuận tiện và chính xác hơn.
Hệ thống này thường đi kèm với thiết bị đọc mã vạch chuyên dụng, có khả năng xuất, nhập dữ liệu trực tiếp vào phần mềm quản lý trên máy tính. Nhờ tính năng này, người quản lý sẽ tiết kiệm thời gian, không cần phải tự nhập liệu thông tin hàng hóa. Từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình kiểm kê và tính toán lượng hàng tồn.
Ưu điểm của quản lý kho bằng mã vạch
Ứng dụng công nghệ quản lý hàng hóa bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau:
- Lưu trữ thông tin hàng hóa nhanh chóng và dễ dàng: thay vì dành nhiều thời gian kiểm tra lượng hàng hóa bằng cách thủ công, hệ thống quản lý kho sử dụng mã vạch giúp nhanh chóng kiểm soát và lưu trữ thông tin hàng hóa một cách hiệu quả
- Giảm thiểu rủi ro: giải pháp quản lý hàng hóa qua mã vạch giúp giảm thiểu tác động của con người trong quá trình nhập liệu. Từ đó đảm bảo độ chính xác khi kiểm hàng và giảm nguy cơ nhầm lẫn trong quá trình đếm số lượng sản phẩm thủ công
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: quản lý số lượng hàng hóa và đơn đặt hàng trên hệ thống trở nên dễ dàng, giúp doanh nghiệp theo dõi mọi thay đổi mà không mất quá nhiều thời gian. Đồng thời, chi phí liên quan đến nhân công và quản lý kho cũng giảm thiểu đáng kể với giải pháp mã vạch
- Kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác: công nghệ mã vạch giúp quản lý dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa còn lại trong kho, từ đó đưa ra các quyết định và giải pháp phù hợp cho tình trạng hàng hóa dư thừa hoặc thiếu hụt
Cách quản lý kho bằng mã vạch chuẩn xác
Với sự đặc thù của từng ngành nghề và luồng chảy dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp, cách quản lý kho sẽ có những khác biệt cụ thể.
Một số đặc điểm chung khi triển khai quản lý kho bằng QR code bao gồm:
Bước 1: Khảo sát tình trạng
Nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành khảo sát về hạ tầng, cơ cấu tổ chức và hoạt động của kho hàng hiện tại. Từ đó xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng để có căn cứ triển khai sau này. Thông tin từ khảo sát giúp nhà cung cấp hiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra giải pháp phù hợp.
Xem thêm:
- Hạch toán mua hàng nhập kho đúng quy định mới nhất 2024
- Kho hàng của shopee ở đâu? Địa chỉ, thông tin chi tiết
Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng
Trước khi triển khai quản lý kho bằng mã QR code, hai bên đối tác cần thống nhất và chuẩn hóa hạ tầng cơ sở. Việc này bao gồm chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tài liệu và mã hàng hóa. Chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này giúp quá trình triển khai diễn ra hiệu quả.
Bước 3: Hoạch định dự án
Sau khi có nền tảng chuẩn bị, doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể. Ở bước này, thống nhất về lộ trình làm việc, nguồn nhân lực, và các vấn đề khác là quan trọng để quyết định triển khai.
Bước 4: Vận hành dự án
Bước này là quá trình cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành. Yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Nghiệm thu dự án
Là bước cuối cùng, cả hai bên sẽ nghiệm thu hệ thống sau khi triển khai để đảm bảo mọi vấn đề đã được giải quyết.
Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả
Quản lý kho hàng thường gặp hai trường hợp: sản phẩm đã có mã vạch và sản phẩm chưa có mã vạch. Trong trường hợp sản phẩm chưa có mã vạch, chủ kho hàng có thể tự tạo mã vạch và sử dụng máy in mã vạch để in mã cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng tùy thuộc vào nhu cầu, lựa chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất.
Mã vạch được in lên giấy decal, sau đó gỡ ra và dán vào sản phẩm. Mã vạch thường được dán ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành chờ xuất xưởng hoặc đặt lên giá kệ.
Quy trình nhập kho
Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch sẽ đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho. Thông tin này đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin liên quan đến lô hàng. Từ đây, sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch.
Quy trình xuất kho
Cũng giống như quá trình xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, sử dụng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên đọc mã vạch trên lô hàng xuất để theo dõi nguồn gốc sản phẩm sau này. Các thông tin như ngày xuất, người nhận, mã đơn đặt hàng sẽ được ghi nhận vào hệ thống.
Việc sử dụng quản lý mã vạch và máy quét mã vạch trong bán hàng mang lại sự đổi mới toàn diện. Quá trình bán hàng trở nên nhanh chóng hơn, quản lý doanh số bán hàng hiệu quả hơn, và quyết định về nhập – xuất hàng được đưa ra chỉ trong một cú click chuột dễ dàng cho mọi kho trung chuyển.
Quy trình kiểm kho
Thông thường, kiểm kê kho thường sử dụng phương pháp đếm và điền số liệu vào bảng excel hoặc sổ sách, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Khi sử dụng phần mềm và kiểm kê kho bằng mã vạch, công việc này trở nên nhanh chóng, thuận tiện và chính xác cao. Nhân viên quét mã vạch của sản phẩm trong kho, kết nối thiết bị với máy tính để tải dữ liệu.
Dữ liệu sau cùng được đưa ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho, so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính và cập nhật lại số liệu thực tế. Sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ từ hệ thống quản lý nghiệp vụ cùng mã vạch giúp giảm thiểu các thao tác nhập số liệu, giảm thiểu nhầm lẫn trong các hoạt động kinh doanh. Hãy áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch để cửa hàng của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch không chỉ giúp quản lý kho hàng tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian cho việc kiểm soát kho hàng mà còn giúp quy trình hoạt động của kho hàng diễn ra thuận lợi hơn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn biết cách quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả chính xác.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
