Quy trình kiểm soát nội bộ tồn kho là công đoạn cần thiết giúp nhà quản trị nắm được tình trạng xuất, nhập, tồn trong kho hàng. Tuy nhiên, thực tế có rất ít nhà quản trị hiểu được các bước chi tiết trong quy trình này. Bài viết sau sẽ chia sẻ tới bạn các bước trong quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho Hữu Toàn Logistics hiệu quả nhất.
Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho là gì?
Chu trình hàng tồn kho là quá trình vận động của hàng tồn kho từ việc mua hàng nhập kho để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh cho đến việc xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất hoặc tiêu thụ.
Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho bao gồm các cơ chế giao dịch, các quy trình và quy chế nghiệp vụ, cùng với một cấu trúc tổ chức nhất định. Điều này nhằm mục đích tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót trong các giai đoạn nhập, xuất và quản lý hàng tồn kho.
Vì sao cần kiểm soát nội bộ hàng tồn kho?
Hàng tồn kho của doanh nghiệp được xem như một trong những tài sản quý giá nhất. Vì vậy, tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho có thể gây ra nhiều bất lợi nghiêm trọng cho quá trình sản xuất và xuất hàng khi cần thiết.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi, cần phải kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất mà còn đưa ra ảnh hưởng đến các kế hoạch khác như điều chuyển hàng hóa. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp cần phải kiểm soát hàng tồn kho:
- Hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hóa hàng hóa
- Giảm chi phí hàng tồn kho, đồng thời tăng biên độ lợi nhuận đáng kể
- Tăng khả năng xử lý hàng lỗi và hỏng nhanh chóng
- Rút ngắn quy trình, tối ưu hóa chu trình vận chuyển hàng hóa
- Đơn giản hóa quá trình quản lý và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa
- Cung cấp thông tin chính xác hơn trong việc quản lý số liệu kinh doanh
Quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
Dưới đây là quy trình tối ưu hóa kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo.
Lập kế hoạch chuẩn bị
Trong quản lý hàng tồn kho, không nên chờ đến khi có sản phẩm cần lưu kho mới bắt đầu chuẩn bị. Việc gấp rút trong thao tác lưu trữ và bảo quản sản phẩm có thể ảnh hưởng đến chất lượng và gây rối loạn trong quản lý kho. Để tránh điều này, việc chuẩn bị trước sơ đồ lưu trữ dựa trên kế hoạch sản xuất là cực kỳ quan trọng. Bằng cách dự kiến thời gian lưu trữ, khối lượng, kích thước sản phẩm và xác định quy trình kiểm tra, bạn có thể xây dựng kế hoạch tối ưu khi sắp xếp hàng hóa trong kho.
Xem thêm:
- Các phương pháp bảo vệ kho hàng phổ biến năm 2024
- Hệ thống tự động hóa kho hàng chi tiết nhất hiện nay
Kiểm kê kho hàng
Để đảm bảo sự chính xác và cập nhật thông tin về số lượng và loại sản phẩm trong kho, quá trình kiểm kê kho cần được thực hiện định kỳ, có thể là hằng quý, mỗi 6 tháng hoặc một lần mỗi năm. Việc này thường được thực hiện bởi hai người hoặc hai nhóm làm việc độc lập, ghi chép vào các bản ghi khác nhau để đảm bảo tính khách quan và độ chính xác cao trong quá trình kiểm kê hàng hóa.
Kiểm soát hàng nhập kho
Các hoạt động nhập kho, bao gồm mua hàng, sản xuất, gia công, quản lý nguyên vật liệu, hàng bán trả lại, xử lý phế phẩm, chuyển kho và cân đối kho, đều cần kiểm soát cẩn thận từng giai đoạn tại kho hoặc kho công ty cho thuê kho xưởng. Để đảm bảo chính xác và tránh sai sót, có thể phân công nhân sự cho từng bước và sử dụng các phần mềm quản lý kho hoặc tệp Excel.
Kiểm soát quy trình xuất kho
Hoạt động xuất kho, bao gồm bán hàng, xuất nguyên vật liệu, trả lại hàng mua, chuyển kho và cân đối kho, cũng cần theo dõi và ghi chép cẩn thận. Việc chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận liên quan sẽ giúp giảm rủi ro sai sót và tối ưu hoá quản lý thông tin.
Kiểm soát hàng tồn kho
Để xác minh số lượng hàng tồn kho và so sánh với sổ sách kế toán và trên website, cần thực hiện kiểm soát hàng tồn kho. Mặc dù không yêu cầu chi tiết như kiểm kê định kỳ, nhưng quá trình này vẫn đòi hỏi khả năng so sánh mã sản phẩm và các thông tin quan trọng.
Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau
Khi kết thúc một chu kỳ, cần kiểm tra sổ sách và số lượng thực tế trong kho để tránh sai sót thông tin. Qua việc này, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình kinh doanh và đề xuất các hướng sản xuất hợp lý cho chu kỳ tiếp theo.
Một số lưu ý khi kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
Kinh nghiệm hiệu quả trong việc kiểm soát nội bộ hàng tồn kho:
- Thiết lập một quy trình quản lý hàng tồn kho đồng nhất và minh bạch từ quá trình nhập, xếp dỡ, lưu trữ cho đến xuất hàng, đảm bảo sự trơn tru trong mọi hoạt động
- Dán nhãn mác đầy đủ thông tin về mã hàng, màu sắc, kích thước trước khi nhập kho để thuận tiện cho việc phân loại và tìm kiếm trong kho
- Lập thẻ kho chi tiết cho từng sản phẩm, liên tục cập nhật thông tin nhập và xuất hàng, tồn kho để theo dõi chính xác tình trạng của hàng hóa
- Đánh số hiệu và gắn tên rõ ràng trên mỗi kệ, đồng thời sử dụng biển chỉ dẫn để giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa trong kho, đồng thời ngăn chặn kho trở thành mê cung không kiểm soát
- Hạn chế sự ra vào của người lạ bằng cách cung cấp thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên, đặc biệt là trong trường hợp kho có quy mô lớn và số lượng nhân viên đông
- Quản lý chặt chẽ quá trình nhập, xuất và tồn kho, tiến hành kiểm kê thường xuyên để xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế và so sánh với dữ liệu trong báo cáo. Việc kiểm kê cũng giúp phát hiện và xử lý hàng hóa hỏng hóc, từ đó giảm thiểu tình trạng giảm chất lượng
Việc xây dựng và duy trì quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong quản lý hàng tồn kho mà là cơ sở để đánh giá tình hình kinh doanh, xác định xu hướng bán hàng trong tương lai.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
