Thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan và hướng dẫn thực hiện mới nhất

Thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan là nội dung doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm rõ khi có nhu cầu lưu giữ hàng hóa dưới sự giám sát của cơ quan hải quan trước khi tiếp tục thực hiện các bước giao nhận, xuất khẩu hoặc nhập khẩu phù hợp. Quy trình không chỉ liên quan đến hồ sơ và khai báo hải quan mà còn gắn với việc vận chuyển hàng đến đúng kho, kiểm soát thông tin lô hàng và hoàn tất việc tiếp nhận tại kho ngoại quan. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hàng, chuẩn bị chứng từ, thực hiện thủ tục theo quy định và phối hợp với đơn vị vận tải để bảo đảm hàng được đưa vào kho đúng kế hoạch. Việc nắm rõ từng bước ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót hồ sơ, giảm thời gian chờ và tránh phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển, giao nhận. Cục Hải quan hiện vẫn hướng dẫn việc thực hiện thủ tục đối với hàng hóa gửi kho ngoại quan theo các quy định tại Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP cùng các quy định liên quan về thủ tục hải quan.

Hàng hóa nào được đưa vào kho ngoại quan và doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện gì trước khi thực hiện thủ tục

Trước khi thực hiện thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan, doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn gốc, mục đích lưu giữ và tình trạng của hàng hóa để lựa chọn đúng phương án xử lý. Theo quy định hiện hành, hàng hóa từ Việt Nam đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu có thể được đưa vào kho ngoại quan để chờ xuất khẩu; hàng hóa từ nước ngoài cũng có thể được lưu giữ trong kho ngoại quan trong các trường hợp được quy định, chẳng hạn chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam hoặc chờ xuất khẩu sang nước thứ ba. Ngược lại, một số hàng hóa không được gửi kho ngoại quan, trong đó có hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam, hàng gây nguy hiểm cho người hoặc ô nhiễm môi trường và hàng thuộc diện cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu, trừ trường hợp được phép theo quy định.

Xác định nguồn gốc và mục đích đưa hàng vào kho ngoại quan

Bước đầu tiên trong thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan là xác định hàng hóa xuất phát từ đâu và được đưa vào kho với mục đích gì. Doanh nghiệp cần phân biệt hàng từ nội địa đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu với hàng từ nước ngoài đưa vào kho để chờ nhập khẩu hoặc tiếp tục xuất sang nước thứ ba. Thông tin về nguồn gốc và mục đích lưu giữ cần được đối chiếu với hồ sơ của lô hàng để lựa chọn cách thức khai báo và vận chuyển phù hợp. Việc xác định đúng ngay từ đầu cũng giúp doanh nghiệp chủ động phối hợp giữa chủ hàng, đơn vị khai báo, kho ngoại quan và đơn vị vận tải. Đây là bước cần được thực hiện trước khi điều phương tiện để tránh tình trạng hàng đã tập kết nhưng hồ sơ hoặc phương án vận chuyển chưa phù hợp với loại hàng.

Kiểm tra loại hàng có thuộc trường hợp được gửi kho ngoại quan

Không phải mọi loại hàng hóa đều có thể đưa vào kho ngoại quan, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách áp dụng trước khi thực hiện thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan. Theo quy định hiện hành, hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam, hàng gây nguy hiểm cho người hoặc ô nhiễm môi trường và hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu thuộc nhóm không được gửi kho ngoại quan, trừ trường hợp được Thủ tướng Chính phủ cho phép. Ngoài ra, tùy từng thời kỳ còn có thể có danh mục hàng nhập khẩu không được gửi kho ngoại quan theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách đối với đúng loại hàng và thời điểm thực hiện thay vì áp dụng một quy tắc chung cho mọi lô hàng.

Xác định kho ngoại quan phù hợp với nhu cầu lưu giữ và vận chuyển

Sau khi xác định hàng hóa đủ điều kiện, doanh nghiệp cần lựa chọn kho ngoại quan có khả năng đáp ứng đặc điểm lưu giữ và phương án vận chuyển của lô hàng. Hàng hóa phải được lưu giữ, bảo quản phù hợp với điều kiện của kho và hợp đồng thuê kho; đối với kho ngoại quan chuyên dùng, hàng hóa đưa vào phải phù hợp với điều kiện bảo quản, lưu giữ của kho. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra trước diện tích, khả năng tiếp nhận container hoặc xe tải, khu vực bốc dỡ và thiết bị hỗ trợ nếu hàng có kích thước hoặc trọng lượng lớn. Việc chọn kho phù hợp ngay từ đầu không chỉ hỗ trợ thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan mà còn giúp quá trình điều xe, giao nhận và quản lý hàng sau khi nhập kho diễn ra thuận lợi hơn.

Các bước thực hiện thủ tục đưa hàng vào kho ngoại quan từ khi khai báo hải quan đến khi kho xác nhận tiếp nhận hàng

Quy trình đưa hàng vào kho ngoại quan cần được thực hiện thống nhất giữa chủ hàng, người khai hải quan, cơ quan hải quan, đơn vị vận tải và doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan. Tùy nguồn gốc hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục đối với hàng từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan hoặc hàng từ nội địa, khu phi thuế quan đưa vào kho. Sau khi hoàn thành bước khai báo theo loại hình phù hợp, hàng được vận chuyển theo yêu cầu quản lý, giám sát hải quan đến đúng kho đã lựa chọn. Khi hàng đến nơi, thông tin lô hàng cần được đối chiếu và cập nhật vào hệ thống quản lý của kho để cơ quan hải quan theo dõi. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị đồng thời hồ sơ hải quan và kế hoạch vận chuyển, thay vì chỉ xử lý thủ tục sau khi hàng đã sẵn sàng giao.

Đăng ký và thực hiện thủ tục hải quan theo loại hình phù hợp

Bước đầu tiên trong thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan là xác định nguồn gốc hàng hóa và loại hình thủ tục tương ứng. Với hàng từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan, người khai hải quan thực hiện thủ tục theo quy định đối với hàng nhập kho ngoại quan, bao gồm khai các thông tin cần thiết trên tờ khai và thực hiện khai vận chuyển kết hợp trong trường hợp thuộc diện áp dụng. Với hàng từ nội địa hoặc khu phi thuế quan đưa vào kho, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc thủ tục vận chuyển kết hợp theo loại hình phù hợp với lô hàng. Hồ sơ và chứng từ cụ thể cần được xác định theo nguồn gốc, tính chất hàng hóa và chính sách quản lý áp dụng tại thời điểm làm thủ tục. Đối với doanh nghiệp cần thêm không gian để tập kết, phân loại hoặc lưu trữ hàng trước và sau quá trình vận chuyển, việc cân nhắc nhà xưởng giá rẻ cũng có thể là một phương án phù hợp tùy nhu cầu thực tế. Do đó, trước khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin hàng hóa, chứng từ vận tải, mã HS và yêu cầu quản lý chuyên ngành để tránh phải điều chỉnh sau khi hàng đã được điều đi.

Vận chuyển hàng đến kho ngoại quan dưới sự giám sát hải quan

Sau khi hoàn tất bước thủ tục cần thiết, hàng hóa được vận chuyển đến kho ngoại quan theo phương thức và tuyến đường đáp ứng yêu cầu giám sát hải quan. Người khai hải quan và đơn vị vận tải cần bảo đảm hàng được giữ nguyên trạng trong quá trình di chuyển, đồng thời kiểm soát chính xác các thông tin nhận diện như số container, số niêm phong và chứng từ vận chuyển. Với hàng vận chuyển chịu sự giám sát, thông tin vận chuyển và quá trình hàng đến đích được cơ quan hải quan theo dõi trên hệ thống theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi phương tiện, tuyến vận chuyển hoặc tình trạng niêm phong khi chưa xác định rõ yêu cầu xử lý cho trường hợp cụ thể. Việc phối hợp trước giữa chủ hàng, đơn vị vận tải và kho ngoại quan giúp hạn chế tình trạng xe đến kho nhưng thông tin trên hệ thống chưa đủ điều kiện để tiếp nhận.

Hoàn tất việc tiếp nhận và cập nhật thông tin hàng vào kho

Khi hàng đến kho ngoại quan, doanh nghiệp cần phối hợp với kho để kiểm tra thông tin lô hàng và hoàn tất việc tiếp nhận theo quy định. Các nội dung thực tế cần đối chiếu có thể gồm số tờ khai, số container hoặc phương tiện chứa hàng, số niêm phong, số lượng, trọng lượng và tình trạng hàng hóa so với hồ sơ đã khai báo. Theo quy định về quản lý hàng hóa trong kho ngoại quan, thông tin hàng nhập kho được cập nhật trên phần mềm quản lý hàng hóa nhập, xuất kho ngoại quan và chia sẻ với cơ quan hải quan để phục vụ quản lý, theo dõi. Việc hoàn tất tiếp nhận vì vậy không chỉ là khâu giao hàng cho kho mà còn là bước xác nhận dữ liệu giữa hàng hóa thực tế, hệ thống kho và hồ sơ hải quan. Nếu phát hiện sai khác về số lượng, trọng lượng, container, niêm phong hoặc tình trạng hàng, các bên cần phối hợp với cơ quan hải quan để kiểm tra và xử lý theo quy định trước khi tiếp tục các bước tiếp theo.

Xem thêm bài viết:

Chức năng vận đơn đường biển giúp hạn chế rủi ro trong vận tải quốc tế

Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho giúp hạn chế thất thoát và nhầm lẫn

Kết luận

Thủ tục xuất hàng vào kho ngoại quan cần được chuẩn bị từ sớm để doanh nghiệp chủ động trong cả khâu hồ sơ hải quan và vận chuyển hàng hóa. Trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần xác định đúng nguồn gốc, loại hình hàng hóa, kiểm tra điều kiện gửi kho và chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan. Sau đó, hàng được vận chuyển đến đúng kho theo yêu cầu quản lý, giám sát hải quan và phải bảo đảm thông tin thực tế phù hợp với hồ sơ đã khai báo.

Khi hàng đến kho, việc kiểm tra số lượng, trọng lượng, container, niêm phong và cập nhật thông tin tiếp nhận là bước quan trọng để hoàn tất quá trình đưa hàng vào kho. Việc phối hợp chặt chẽ giữa chủ hàng, đơn vị khai báo, đơn vị vận tải, kho ngoại quan và cơ quan hải quan sẽ giúp hạn chế sai sót, giảm thời gian chờ và tránh các chi phí phát sinh do hồ sơ hoặc thông tin hàng hóa không thống nhất. Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên cập nhật quy định hiện hành trước mỗi lô hàng để bảo đảm quy trình thực hiện phù hợp với từng trường hợp cụ thể.