Quy trình xử lý hàng lỗi trong Logistics

Trong quá trình sản xuất việc xuất hiện hàng lỗi là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy mà mỗi doanh nghiệp cần có quy trình xử lý hàng lỗi phù hợp với ngành nghề của mình. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu về quy trình xử lý hàng lỗi trong Logistics và đang được sử dụng rộng rãi nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam.

Hàng lỗi là gì?

Trong hoạt động sản xuất, các sản phẩm trước khi lưu kho cần phải được kiểm tra và kiểm định. Để đánh giá hàng hóa có đạt chuẩn không, có đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu kỹ thuật không. 

Hàng hóa không phải lúc nào cũng đạt chuẩn, cũng đảm bảo có những sản phẩm sẽ bị lỗi, không đạt chất lượng trong quá trình sản xuất và bị thu hồi hoặc yêu cầu trả lại. Trong sản xuất hàng lỗi còn có tên tên viết tắt là “NG” được hiểu là  “no good”. NG là thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong quá trình kiểm định, kiểm tra chất lượng sản phẩm trong sản xuất. 

Đối với những doanh nghiệp có thiết bị cảm biến dùng để kiểm tra sản phẩm. Nếu hàng hóa đạt tiêu chuẩn trên hệ thống sẽ hiển thị “OK” và ngược lại nếu hàng hóa bị lỗi sẽ hiển thị “NG”.

Khi có hàng lỗi những sản phẩm này sẽ được chuyển đến khu vực dành cho hàng bị hỏng và được đánh dấu là ‘defects’ hoặc “defective products”

Quy trình xử lý hàng lỗi trong Logistics

Trong hoạt động Logistics quy trình xử lý hàng lỗi gồm các bước sau:

Đánh giá mức lỗi của sản phẩm

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình xử lý hàng lỗi. Đánh giá sản phẩm là xác định mức độ lỗi và đánh giá mức độ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất. 

Mỗi ngành hàng và sản phẩm sẽ có mức độ lỗi khác nhau và mức độ giới hạn chấp nhận khác nhau. Thông thường được chia làm 3 mức độ: Lỗi nhỏ, lỗi lớn và lỗi nghiêm trọng. Việc đánh giá giúp xác định độ ưu tiên và quyết định xử lý hàng lỗi. 

Phân loại hàng lỗi

Bước tiếp theo trong quy trình xử lý đó chính là phân loại hàng lỗi, thông thường công đoạn này và công đoạn đánh giá có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thông qua các mức độ lỗi hoặc vị trí lỗi trên sản phẩm kèm theo danh sách các lỗi trong sản phẩm mà phân loại hàng hóa thành các mức khác nhau. Quy trình giúp xác định loại lỗi và tập trung vào việc xử lý từng lỗi cụ thể.

Việc phân loại hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp. Từ đó đảm bảo hoạt động kiểm tra hàng hóa diễn ra hiệu quả, giảm thiểu việc rủi ro khi sản phẩm đến tay khách hàng.

Tiến hành biểu thị và cách ly

Để phân biệt sản phẩm lỗi với những sản phẩm đạt chuẩn khác thì sẽ tiến hành phân loại, cách ly hàng hóa. Dựa trên kết quả phân loại ở trên, các sản phẩm được đánh dấu để dễ phân biệt. Các biểu thị và cách ly sản phẩm lỗi sẽ được thực hiện đối với những sản phẩm lỗi.

Với những sản phẩm lỗi được xếp chung một nhóm được đánh dấu đặt vào vùng cách ly hoặc được đánh số để dễ dàng nhận biết và xử lý sau này.

Báo cáo với bộ phận liên quan

Sau khi hoàn thành các bước trên thì các mặt hàng lỗi sẽ được giao cho các bộ phận xử lý tương ứng cùng với đó là mức độ lỗi và thông tin của sản phẩm. 

Tại đây các nhân viên chuyên gia và các bộ phận liên quan sẽ có những bước phân tích chi tiết sản phẩm để đưa ra những biện pháp xử lý thích hợp nhất.

Xem thêm bài viết:

Tiêu chuẩn thiết kế hệ thống PCCC nhà xưởng

Tổng hợp các kho hàng Quảng Châu phổ biến hiện nay

Quyết định phương án xử lý

Sau khi đã phân loại báo cáo với các bộ phận liên quan về tình trạng của sản phẩm. Doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án xử lý hàng hóa như:

• Sửa chữa: Hàng lỗi sẽ được tiến hàng sửa chữa lại để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
• Thay thế, đổi trả: Có thể thay thế hoặc đổi trả hàng hóa với nhà cung cấp hoặc khách hàng.
• Tiêu hủy hàng lỗi: Hàng lỗi nếu không thể sửa chữa hoặc đổi trả được thì sẽ tiến hàng tiêu hủy hàng hóa.

Đối với những sản phẩm có thể sửa chữa thì cần phải lưu ý:

• Thực hiện và chấp hành theo yêu cầu của người quản lý 
• Thiết kế chi tiết trình tự việc sửa chữa trước khi bắt tay thực hiện. 
• Đối với những sản phẩm sửa chữa về mặt kích thước thì cần có sự chấp thuận, giám sát và kiểm tra của nhân viên trưởng bộ phận kiểm tra.  
• Phải kiểm tra kỹ sản phẩm sau khi sửa chữa được hoàn thành.

Tiến hành xử lý

Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên thì sẽ tiến hành xử lý hàng lỗi theo quyết định đã được đưa ra. Sử dụng những công cụ và kỹ thuật phù hợp để đảm bảo rằng hàng hóa lỗi được xử lý hiệu quả và đạt được tiêu chuẩn chất lượng.

Tiến hành phòng chống lỗi sai

Bước cuối cùng sau khi xử lý hàng lỗi đó chính là việc lên phương án phòng chống lỗi sai đây là bước vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống phòng chống lỗi sai bằng cách áp dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng, quy trình kiểm tra và các biện pháp cải tiến. 

Ngoài ra có thể sử dụng Poka Yoke trong việc quản lý chất lượng nhằm loại bỏ những sai sót, cảnh báo kịp thời và hạn chế tình trạng sửa chữa.

Thiệt hại gây ra khi phải xử lý hàng lỗi 

Hàng lỗi có thể gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp bao gồm:

Giảm chất lượng sản phẩm

Hàng lỗi sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm, khiến sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Dẫn đến tình trạng khách không hài lòng về sản phẩm và quay lưng với doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số của doanh nghiệp.

Tăng chi phí sản xuất

Đối với những hàng hóa bị lỗi sẽ phải tiến hành xử lý sửa chữa hoặc tiêu hủy có thể làm tăng chi phí sản xuất bao gồm chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí khấu hao máy móc thiết bị,… 

Gây thiệt hại uy tín của doanh nghiệp

Đối với những sản phẩm lỗi khi khách hàng sử dụng sẽ khiến khách hàng mất niềm tin vào doanh nghiệp làm ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của doanh nghiệp. Quy trình quản lý và xử lý hàng hóa là việc vô cùng quan trọng hoạt động Logistics.

Hy vọng rằng bài viết trên của chúng tôi giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xử lý hàng lỗi trong Logistics. Mong rằng bạn có thêm những kiến thức bổ ích và xây dựng cho doanh nghiệp mình một quy trình xử lý hàng hóa đạt chuẩn. Qúy khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê nhà kho hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.