Quy trình nhập kho bền vững rất cần thiết trong kho hàng hiện nay, bởi chất lượng hàng hóa sẽ được quyết định bởi khâu này. Nếu được thực hiện chuyên nghiệp sẽ giúp cho sản phẩm luôn giữ trạng thái tốt nhất. Xem ngay quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu dưới đây để đạt hiệu quả tối đa trong kinh doanh.
Giới thiệu kho nguyên vật liệu
Kho nguyên liệu là nơi dành để lưu trữ và bảo quản các nguyên liệu và hàng hóa thành phẩm hoặc hàng bán thành phẩm một cách an toàn, nhằm phục vụ cho các hoạt động xây dựng hoặc kinh doanh sản xuất.
Nguyên liệu bao gồm nguyên liệu chính như sắt, thép, xi măng, gạch trong ngành xây dựng hoặc vải trong công nghiệp may. Cùng với vật liệu phụ như các loại được sử dụng để cải thiện chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc hỗ trợ quản lý sản xuất.
Vai trò của quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu
Quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu luôn là vấn đề được các nhà quản lý quan tâm đặc biệt. Đây là sự sắp xếp, trình tự cần thiết để thực hiện các công việc nhập và xuất hàng một cách hiệu quả.
Việc xây dựng một phương pháp quản lý xuất nhập kho hàng hóa khoa học mang lại nhiều ưu điểm quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua:
- Tăng cường sự chặt chẽ trong việc lưu trữ hàng hóa, nâng cao sự an toàn
- Các hoạt động nhập xuất hàng trong kho được diễn ra một cách liên tục, mượt mà
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong các hoạt động giao nhận hàng hóa
- Quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình xuất nhập kho, chất lượng và số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác
- Phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên, từng bộ phận, giúp nhân sự kho làm việc có trách nhiệm hơn và nâng cao hiệu suất
- Nhờ vào quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu, nhân viên chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả
- Hạn chế tối đa các lỗi trong quá trình xuất nhập và lưu trữ và nếu có, sẽ kịp thời phát hiện và khắc phục
Xem thêm bài viết:
Mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho mới nhất 2024
Ưu nhược điểm và ứng dụng hệ thống đẩy trong kho hàng
Quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu
Dưới đây, Hữu Toàn Logistics sẽ hướng dẫn bạn hiểu rõ hơn về quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Bước 1: Sau khi hàng hóa được mua, nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ yêu cầu nhập kho.
Bước 2: Thủ kho nhận yêu cầu và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập với nhiều bản sao. Trong đó, một bản sao được lưu trữ trong sổ sách và 2 – 3 bản sao được giao cho nhân viên mua hàng để thực hiện thủ tục nhập kho, có thể dùng phần mềm quản lý như file excel.
Bước 3: Nhân viên mua hàng giao hàng cho thủ kho.
Bước 4: Hàng hóa được trải quá qua trình kiểm soát và đếm số lượng trước khi nhập kho. Trong trường hợp thiếu hoặc thừa hàng, thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay cho người có trách nhiệm để xử lý.
Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho ký nhận trên phiếu nhập kho, lưu lại một bản và ghi thông tin trên thẻ kho. Một bản khác được giao lại cho kế toán kho và một bản khác được giao lại cho người nhập hàng.
Bước 6: Dựa trên phiếu nhập kho, kế toán kho thực hiện ghi sổ kho và hạch toán chi tiết hàng nhập theo quy định.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa
Bước 1: Khi cần sử dụng nguyên vật liệu, nhân viên sẽ tạo yêu cầu xuất kho.
Bước 2: Thủ kho tạo phiếu xuất kho và luân chuyển cho thủ kho. Phiếu này được lập với nhiều bản sao: một bản sao được lưu trữ trong sổ sách, các bản khác được giao cho thủ kho quản lý.
Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu.
Bước 4: Nhân viên nhận nguyên vật liệu và ký vào phiếu xuất kho, sau đó nhận một bản sao của phiếu.
Bước 5: Thủ kho lấy lại một bản sao của phiếu xuất kho, ghi thông tin vào thẻ kho và gửi lại phiếu xuất kho cho kế toán quản lý.
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất kho theo quy định của doanh nghiệp
Lưu ý khi vận hành quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu
Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, bạn cần có quy trình kiểm kê kỹ lưỡng để đảm bảo chúng không có vấn đề về hư hỏng hoặc trầy xước. Điều này giúp tránh mất thời gian đợi hàng bổ sung nếu giao hàng thiếu.
Trong quản lý hàng hóa, việc sử dụng thiết bị giá kệ giúp phân loại sản phẩm và cố định chúng tại vị trí lưu trữ, tránh gây thất thoát và hỏng hóc, từ đó giảm chi phí sửa chữa. Trước khi gửi hàng, cần xác minh thông tin đơn hàng bằng cách so sánh với tình trạng thực tế của sản phẩm trong kho. Hãy ước tính thời gian giao hàng để tránh tranh cãi và tạo ra sự không hài lòng cho khách hàng hoặc đối tác.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn về quy trình quản lý kho hoặc dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, bạn có thể liên hệ tới Hữu Toàn Logistics để kết nối với các chuyên gia hỗ trợ. Ở Hữu Toàn Logistics khi bạn thuê kho chứa hàng thì sẽ được setup đầy đủ chỉ việc sử dụng.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
