Việc bảo quản tài liệu trong tổ chức là một yếu tố không thể thiếu và vô quan trọng bởi liên quan đến các hoạt động kinh doanh cũng như việc duy trì tính hợp pháp của tổ chức. Mỗi doanh nghiệp có thể có cách tổ chức và quản lý tài liệu riêng biệt, nhưng hiện nay, việc bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn ISO đang trở nên phổ biến và được nhiều tổ chức thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO trong bài viết dưới đây.
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn iso là gì?
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng được áp dụng rộng rãi trên thế giới. Trong tiêu chuẩn này, có một phần quan trọng về quy định lưu trữ tài liệu, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập dễ dàng, và tuân thủ quyền riêng tư cũng như bảo mật thông tin.
Theo quy định lưu trữ tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001, các tổ chức cần xác định, thiết lập và duy trì một hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả. Hệ thống này giúp bảo vệ thông tin quan trọng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và kiểm tra tài liệu. Đồng thời, nó cũng thể hiện sự cam kết của tổ chức đối với chất lượng và dịch vụ tốt đối với khách hàng.
Xem thêm :
Quy định, nội quy kho lưu trữ tài liệu hồ sơ mới nhất 2023
Dịch vụ vận tải đường bộ là gì? Ưu điểm, quy trình và lưu ý
Tầm quan trọng của quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso
Với các tổ chức kinh doanh, việc bảo quản tài liệu đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh. Cụ thể:
- Chứng minh hoạt động của tổ chức bằng cách cung cấp các bằng chứng và tài liệu hỗ trợ.
- Cung cấp cơ sở cho việc thống kê và xử lý dữ liệu trong quá trình báo cáo.
- Phục vụ cho cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan khi có yêu cầu thông tin.
- Hỗ trợ trong việc đánh giá nội bộ và kiểm tra nhà cung cấp của đối tác.
- Đánh giá hiệu suất kinh doanh và xem xét khả năng phát triển trong tương lai.
- Cung cấp tài liệu cho nhân viên mới.
- Lưu trữ hồ sơ liên quan đến nhân sự, chiến lược, kế toán, và các tài liệu quan trọng khác.
- Cung cấp thông tin hỗ trợ quá trình kế hoạch và cải tiến tổ chức, doanh nghiệp.
- Đối với tiêu chuẩn ISO 9001, lưu trữ hồ sơ chủ yếu dùng để chứng minh sự phù hợp của hệ thống kiểm soát chất lượng (QMS) và là nền tảng cho việc tìm kiếm cơ hội cải tiến.
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso 9001 chính xác
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 gồm các bước như sau: thu thập và nhận biết hồ sơ, hệ thống và sắp xếp hồ sơ, xác nhận thời gian lưu trữ, lưu trữ hồ sơ, truy cập và sử dụng hồ sơ, hủy bỏ hồ sơ. Tuân theo quy trình này sẽ giúp việc lưu trữ hồ sơ đạt hiệu quả và thể hiện chất lượng quản lý của doanh nghiệp.
Nhận biết và thu thập hồ sơ
Theo tiêu chuẩn ISO, quá trình tạo, cập nhật và lưu trữ tài liệu phải tuân theo các yếu tố sau:
- Đặc điểm nhận biết và mô tả: Thể hiện thông qua thời gian tạo tài liệu, tiêu đề của tài liệu, phòng ban tạo ra tài liệu, tên tác giả hoặc số tham chiếu của tài liệu.
- Định dạng của tài liệu: Có thể bao gồm hình ảnh, video, văn bản, giấy tờ hoặc các loại tài liệu khác.
- Quá trình xem xét và phê duyệt: Quy trình nhận biết tài liệu bắt buộc cần phải có mã ký hiệu đối với biểu mẫu gốc và số biểu mẫu để dễ dàng truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Các phòng ban cần phải duyệt danh mục phân loại tài liệu để biết được tài liệu nằm trong phòng ban nào. Mỗi loại tài liệu cần phải có danh sách truy xuất cụ thể.
Hệ thống và sắp xếp hồ sơ
Khi việc thu thập tài liệu đã hoàn tất, các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo quy trình và phân loại để tiện cho việc theo dõi và tìm kiếm. Cụ thể:
- Tài liệu thu thập theo ngày, tuần: Chúng được sắp xếp theo thứ tự thời gian gần nhất và được đánh dấu bằng cách gắn nhãn hoặc đặt tên đối với mỗi tài liệu.
- Tài liệu thu thập theo tháng, quý: Các tài liệu này thường được lưu trữ trên hệ thống và được tự động kiểm tra và sắp xếp theo thứ tự trước khi đặt vào các hộp lưu trữ.
- Tài liệu thu thập theo năm: Chúng thường được chia thành từng tháng, quý hoặc từng năm và sau đó được lưu trữ trực tiếp trong các hộp tài liệu phù hợp.
Thời gian lưu trữ
Thời gian lưu trữ của tài liệu có thể khác nhau tùy theo loại hồ sơ, nhưng tối thiểu là một năm để phục vụ các hoạt động đánh giá nội bộ, kiểm tra định kỳ, xác minh chứng nhận, và các mục đích tương tự. Có các trường hợp tài liệu được lưu trữ trong 3 năm, 5 năm, 10 năm, hoặc thậm chí là lưu trữ vĩnh viễn. Thời gian lưu trữ cũng phụ thuộc vào mục đích của tổ chức, quy định của pháp luật, và yêu cầu của khách hàng.
Một số doanh nghiệp lớn, có lượng tài liệu lớn, thường phải xây dựng một kho lưu trữ riêng hoặc thuê dịch vụ lưu trữ tài liệu bên ngoài để đảm bảo tuân thủ thời gian lưu trữ quy định.
Lưu trữ hồ sơ
Đối với tài liệu trên giấy:
- Để đảm bảo sự an toàn và bảo mật, tài liệu cần được bảo quản trong các phương tiện lưu trữ thích hợp như bìa cứng, hộp lưu trữ, tủ lưu trữ,…
- Bên ngoài bìa, tất cả các bao bì cần được dán nhãn đồng nhất và đánh số thứ tự để phân biệt dễ dàng.
- Nơi lưu trữ tài liệu phải được kiểm soát, đảm bảo an toàn và tiện lợi để dễ truy cập khi cần.
- Cần thiết lập một danh mục tài liệu lưu trữ với hướng dẫn cụ thể về vị trí của từng tài liệu để tìm kiếm dễ dàng. Danh mục này cần được in ra với văn bản và được thường xuyên cập nhật, đặt ở vị trí dễ thấy nhất.
- Phòng ban cần phải đánh số thứ tự cho từng tủ và ngăn kéo lưu trữ tài liệu. Đối với những tài liệu mật hoặc quan trọng, cần được lưu trữ riêng tư, được bảo vệ và có khóa hoặc các biện pháp bảo mật thích hợp.
Đối với tài liệu dạng số:
- Dữ liệu trên máy tính liên quan đến công việc cũng được coi là tài liệu, vì vậy cần được sắp xếp, đặt tên, phân loại vào các thư mục rõ ràng và cần phải được ghi vào tệp “Danh mục tài liệu lưu”.
- Đối với tài liệu số mật hoặc quan trọng, cần thiết phải cài đặt mật khẩu hoặc các biện pháp mã hóa để đảm bảo bảo mật.
Truy cập và sử dụng hồ sơ
Các bộ phận và phòng ban trong tổ chức hoặc doanh nghiệp đều có quyền sử dụng tài liệu để hỗ trợ công việc chuyên môn của họ. Trong quá trình sử dụng tài liệu, người sử dụng cần phải tuân thủ các quy định sau:
- Sử dụng tại chỗ: Trong trường hợp cần tham khảo tài liệu tại chỗ, người sử dụng có thể mượn và trả ngay.
- Nghiên cứu thời gian lâu: Khi cần sử dụng tài liệu trong thời gian dài, người sử dụng cần ký mượn với trưởng phòng hoặc người được ủy quyền.
- Theo dõi công việc: Để theo dõi công việc đang thực hiện, người sử dụng có thể đề nghị trưởng phòng hoặc người được ủy quyền cho phép sao chép tài liệu để sử dụng.
- Chuyển tài liệu ra ngoài công ty: Trong trường hợp cần chuyển tài liệu ra ngoài công ty, người sử dụng cần xin ý kiến từ trưởng phòng hoặc người được ủy quyền.
- Tài liệu quan trọng và bảo mật: Đối với tài liệu quan trọng và mật, người sử dụng cần phải xin ý kiến từ Giám Đốc, ban ISO hoặc cấp có thẩm quyền.
Bảo quản hồ sơ
Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của tài liệu, doanh nghiệp cần xem xét việc áp dụng các biện pháp lưu trữ riêng biệt. Tuy nhiên, việc bảo quản tài liệu vẫn phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Tài liệu phải được lưu trữ trong các loại bìa cứng hoặc hộp đựng tài liệu có khả năng bảo quản tốt.
- Tài liệu cần được phân loại một cách rõ ràng, dựa trên các yếu tố như thời gian hoặc loại khách hàng.
- Tiêu đề của các tệp lưu trữ tài liệu cần phải được phân loại một cách rõ ràng và có thể được lưu trong các bìa có màu sắc khác nhau để dễ dàng nhận biết.
- Hệ thống quản lý tài liệu theo tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo tính tiện lợi, với nơi lưu trữ được kiểm soát và luôn sẵn sàng khi cần sử dụng.
- Tất cả tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, và luôn được bảo vệ để đảm bảo tính nguyên vẹn.
Hủy bỏ hồ sơ
Việc hủy bỏ tài liệu hết hạn sẽ tùy thuộc vào mức độ quan trọng của tài liệu đó. Ví dụ, đối với tài liệu quan trọng, cần thiết phải tổ chức một cuộc họp để quyết định về phương pháp hủy bỏ như đốt cháy hoặc cắt vụn. Trong trường hợp của tài liệu thông thường, có thể sử dụng phương pháp gạch bỏ hoặc bán đi.
Các bước lưu trữ hồ sơ khoa học hiệu quả
Tùy thuộc vào từng mô hình và phương thức hoạt động cụ thể, các cơ quan, đơn vị, tổ chức có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là quy trình cơ bản:
Bước 1: Xác định phương thức lưu trữ cho hồ sơ và tài liệu.
Bước 2: Phân loại hồ sơ để sắp xếp chúng một cách có hệ thống hơn.
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ và tài liệu.
Bước 4: Tạo danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ và tài liệu.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ theo danh mục đã tạo.
Bước 6: Theo dõi và thường xuyên cập nhật hồ sơ khi cần thiết.
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau và đây là một phương pháp giúp các doanh nghiệp duy trì và quản lý tài liệu một cách tỉ mỉ. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng lưu trữ tài liệu của một tổ chức. Qúy khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu hãy liên hệ ngay với Hữu Toàn Logistics nhé.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanlogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
