Quản lý kho luôn là vấn đề “nhức nhối” của rất nhiều doanh nghiệp và chưa bao giờ là điều dễ dàng cả. Số lượng hàng nhập vào, xuất ra mỗi ngày tương đối lớn nên không thể tránh tình trạng thất thoát, nhầm lẫn giữa các sản phẩm. Trong trường hợp này thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ trong quản lý kho là phương án được lựa chọn nhiều hơn cả. Trong đó Excel đang là giải pháp và là công cụ hỗ trợ cho việc quản lý kho hàng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần. Vậy trong bài viết ngày hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel này nhé!
Tầm quan trọng của cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Kho hàng của mỗi doanh nghiệp được dùng để thực hiện các nghiệp vụ như xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho. Việc lưu trữ số liệu kho luôn là vấn đề nhức nhối và là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào.
Sử dụng công cụ quản lý kho bằng excel là giải pháp đầu tiên mà doanh nghiệp nghĩ tới. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thực hiện các thao tác quản lý hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,…
Việc sử dụng dụng bảng tính excel giúp thay thế cho các phần mềm quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng, việc này phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng hàng trong kho thấp.
Ưu điểm của quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của quản lý kho hiệu quả bằng Excel như:
- Đầu tiên chắc chắn phải là sử dụng miễn phí, bạn không cần phải chi phí bất kỳ khoản chi phí nào, mà có thể tự lập 1 file quản lý kho trên excel.
- Excel cung cấp một giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng, bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo và không bị bó buộc bởi bất kì tính năng nào của công ty phần mềm xây dựng.
- Tạo rất nhiều báo cáo với nhiều mục đích khác nhau.
- Linh hoạt khi sử dụng bạn có thể thêm các cột, thêm công thức tính toán, định dạng dữ liệu và hiển thị thông tin dễ dàng. Điều chỉnh các liên kết sao cho thuận tiện nhất với công việc
- Không hạn chế yêu cầu truy cập cũng như có thể share cho nhiều người.
- Không yêu cầu người dùng mất thời gian để làm quen và đọc hiểu phần mềm, hầu hết ai cũng có thể nhận biết và sử dụng được nó.
- Đây là giải pháp tối ưu dành những doanh nghiệp nhỏ, hoạt động kinh doanh đơn giản, ít phức tạp.
Xem thêm bài viết:
Vai trò và tầm quan trọng của quản trị kho bãi
Quy định chiều cao chất hàng trong kho chi tiết
Nhược điểm quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Bên cạnh những yêu điểm trên thì việc quản lý kho bằng Excel còn tồn tại một số nhược điểm như:
- Chính vì việc không yêu cầu truy cập nên tính bảo mật và độ an toàn tương đối kém, dữ liệu dễ dàng bị chỉnh sửa mà không có chế độ xem lịch sử sửa chữa.
- Chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp mới thành lập và không có quá nhiều dữ liệu. Đối với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh lớn, mở rộng nhiều chi nhánh thì đây không phải là giải pháp tối ưu nhất.
- Mọi dữ liệu người dùng phải tải file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel về máy mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu. Trong trường hợp không may máy tính bị nhiễm virus thì có khả năng mất file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel.
- Trong trường hợp doanh nghiệp có thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.
- Trong Excel các thuật toán tương đối phức tạp, đòi hỏi người dùng phải hiểu và nắm rõ nhiều công thức, cách vận dụng mới có thể quản lý thành thạo được công cụ này.
- Excel có thể hạn chế trong việc tự động hóa quy trình quản lý kho hàng.
Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Để quản lý kho bằng excel sao cho hiệu quả thì nên tuân thủ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở phần mềm quản lý kho với Excel
Bước 2: Tạo lần lượt 5 sheet mới trong Excel lần lượt với tên: Home, nhập, xuất, danh mục, báo cáo.
Bước 3: Thực hiện nhập số liệu cho từng sheet vừa tạo
- Đối với sheet nhập, bạn sẽ nhập các thông tin cột gồm: Ngày, tháng, tên hàng, mã hàng, số lượng nhập, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, đơn vị cung ứng. Ngoài ra có thể cần thêm số chứng từ, mã nhà cung cấp, địa chỉ cung cấp và ghi chú.
- Với sheet xuất, bạn cũng nhập liệu tương tự như sheet “Nhập”, ngoài ra thêm các hạng mục như tổng doanh thu, giá vốn, số chứng từ, các ghi chú khác,…
- Sheet Danh mục: Đây là phần quan trọng nhất gồm các thông tin như tên hàng hóa, mã hàng hoá, đơn vị tính,… khi nhập hoặc xuất bạn chỉ cần nhập mã hàng hóa, các thông tin còn lại sẽ được tự động hiển thị.
- Đối với sheet báo cáo: Sheet này được dùng để báo cáo bán hàng và nhập xuất hàng tồn. Bảng này yêu cầu bạn phải có đủ các thông tin tùy thuộc vào từng loại báo cáo. Đối với báo cáo hàng nhập, xuất, tồn bạn cần các thông tin bao gồm tên hàng hoá, số hàng tồn kỳ đầu, số lượng hàng nhập, số lượng hàng tồn cuối. Với báo cáo bán hàng thì chỉ cần tên hàng hóa, số lượng hàng bán, doanh thu,…
Bên cạnh đó đối với các phần mềm quản lý Excel chuyên nghiệp bạn cần nhiều thông tin hơn như:
- Xem được báo cáo bán hàng ngày, tuần, tháng, năm cụ thể
- Kiểm tra lãi lỗ từng mặt hàng
- Xem tình trạng tồn kho tính tới hiện tại
- Dự đoán tình trạng hết hàng khi xuất kho
Mẫu quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Dưới đây là một số mẫu excel miễn phí đáp ứng nhu cầu quản lý kho, theo dõi hoạt động xuất nhập tồn kho cơ bản trong doanh nghiệp.
Mẫu 1: Mẫu quản lý kho bằng Excel đơn giản
Việc quản lý kho giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được khối lượng hàng nhập xuất và hàng tồn hàng tháng.
Tải mẫu quản lý kho miễn phí: Tại đây.
Tải mẫu excel quản lý kho: Tại đây.
Mẫu 2: Mẫu quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên excel
Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này để theo dõi hàng tồn kho cập nhật danh sách hàng hóa, bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất hàng và kết xuất báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn rõ ràng.
Tải file mẫu quản lý xuất nhập tồn hàng hóa miễn phí: Tại đây.
Mẫu 3: Mẫu danh sách hàng tồn kho trên excel
Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này để theo dõi hàng tồn kho từ số lượng, thời gian đặt hàng, đến đánh dấu đơn hàng quan trọng & đơn giá chi tiết,…
Tải file mẫu miễn phí: Tại đây.
Mẫu 4: Mẫu danh sách kiểm kho
Giúp bạn theo dõi số lượng hàng hóa tại kho, lượng hàng đã giao, số lượng hàng tồn,…
Tải miễn phí mẫu file danh sách kiểm kho: Tại đây.
Lưu ý khi quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Để quản lý kho bằng Excel được hiệu quả và tối ưu, thì bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau.
- Sử dụng các mẫu excel quản lý phù hợp với lĩnh vực ngành nghề của doanh nghiệp.
- Cần có kiến thức cơ bản về hàm số, công thức tính để giải quyết lỗi khi phát sinh. Một số kiến thức người dùng cần trang bị như: Thao tác xử lý tập tin, thao tác định dạng và thiết kế bảng tin, thao tác về dữ liệu, các hàm IF, COUNTIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…
- Cẩn thận trong quá trình nhập liệu vào file excel, tránh sai sót hay nhầm lẫn.
- Sử dụng các tính năng bảo mật, hạn chế người ngoài xâm nhập vào file để hạn chế tối đa tình trạng bị mất dữ liệu.
Trên đây là toàn bộ thông tin về việc quản lý kho bằng Excel. Mong rằng qua bài viết này giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng cũng như ưu và nhược điểm của việc sử dụng Excel để quản lý kho. Từ đó giúp bạn có những phương pháp quản lý kho hiệu quả và khoa học. Qúy khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê kho hàng kho bãi hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
