Các phương pháp quản lý hàng tồn kho có đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng những phương pháp quản lý hàng tồn kho khoa học sẽ giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả sản xuất và bán hàng. Vậy làm cách nào để quản lý hàng tồn kho? Cùng tìm hiểu các phương pháp quản lý hàng tồn Hữu Toàn Logistics trong bài viết sau.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những loại hàng hóa được lưu giữ trong kho của doanh nghiệp, giữ lại để bán sau cùng hoặc cung cấp cho quá trình sản xuất. Đây là tài sản ngắn hạn quan trọng trong chuỗi sản xuất của doanh nghiệp. Hàng tồn kho được phân loại thành 4 loại chính:
- Nguồn vật tư: bao gồm các vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất, phải được mua và sử dụng thường xuyên như đồ dùng văn phòng, nhiên liệu cho máy móc, vật liệu làm sạch máy móc và các mặt hàng khác không phải là máy móc và tài sản cố định
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu thô doanh nghiệp nhập về và giữ lại để sử dụng trong quá trình sản xuất. Những nguyên liệu này thường sẽ được chế biến hoặc gia công tại nhà máy của doanh nghiệp hoặc được chuyển đi để gia công
- Bán thành phẩm: đây là sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất, nhưng chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được hoàn thiện thủ tục sau khi sản xuất
- Thành phẩm: là những sản phẩm đã hoàn thiện, được lưu trữ để chờ xuất bán ra thị trường
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Dưới đây là các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay:
1. Thiết lập vị trí kho hàng
Để hiệu quả trong quản lý kho hàng, doanh nghiệp cần xác định quy mô cụ thể của kho và nhu cầu xuất nhập hàng. Hiện nay, có hai phương pháp chính để tổ chức vị trí lưu kho, đó là sắp xếp theo vị trí cố định và sắp xếp linh hoạt. Dưới đây là ưu điểm và nhược điểm của cả hai phương pháp:
- Sắp xếp theo vị trí cố định: đây là phương pháp dễ thực hiện nhất, nơi mỗi loại hàng được phân ra theo chủng loại và sắp xếp tại một vị trí cố định trong kho. Phương pháp này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất nhập hàng, tạo thuận lợi cho quản lý và giám sát. Tuy nhiên, khi sử dụng lâu dài, có thể tạo ra những khoảng trống không tối ưu, làm giảm hiệu suất sử dụng không gian lưu trữ. Doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có diện tích kho nhỏ và cần chứa lượng lớn hàng, cần cân nhắc kỹ trước khi áp dụng sắp xếp theo vị trí cố định
- Sắp xếp linh hoạt: phương pháp này cho phép tận dụng những khoảng trống có sẵn để chứa hàng, không có quy định cụ thể về khu vực lưu trữ của từng loại hàng. Mặc dù giúp tối đa hóa sử dụng không gian lưu trữ, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự quản lý và kiểm soát khó khăn hơn, yêu cầu việc lập bản đồ kho và cập nhật thường xuyên
Xem thêm:
- Quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho hiệu quả đúng cách
- Quản trị kho hàng và hàng tồn kho mới nhất 2024
2. Phương pháp quản lý kho FIFO/ LIFO
Tùy thuộc vào nhu cầu xuất nhập hàng và loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa phương pháp FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out):
- Phương pháp FIFO: nguyên tắc của phương pháp này là nhập trước xuất trước, tức là hàng hoá được sản xuất và đặt trên kệ trước sẽ được xuất ra sử dụng trước. Đây là phương pháp phù hợp với đa dạng các loại hàng hoá, đặc biệt là những loại dễ hư hỏng và có thời hạn sử dụng ngắn
- Phương pháp LIFO: nguyên tắc của phương pháp này là nhập sau xuất trước, tức là hàng hoá được đặt lên kệ gần đây nhất sẽ được xuất ra sử dụng trước. Phương pháp này cho phép điều chỉnh giá thành sản phẩm để phản ánh chi phí gần đây nhất. Tuy nhiên, không phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, có thể dẫn đến tình trạng dồn ứ hàng cũ trong kho đến vài năm
3. Đặt mức tồn kho từng sản phẩm
Để đảm bảo quá trình sản xuất và tiêu thụ không gặp trục trặc do thiếu hụt hoặc tồn kho quá lớn, doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi loại hàng hoá khi thuê kho bãi.
Mức tồn kho tối thiểu là lượng hàng tối thiểu cần có trong kho để đảm bảo đáp ứng kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ trên thị trường. Việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu hợp lý giúp doanh nghiệp đối phó linh hoạt với biến động đột ngột trong nhu cầu. Đây cũng là mức tồn kho lý tưởng mà nhiều doanh nghiệp hướng đến.
Mức tồn kho tối đa là lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ, tránh tình trạng sản xuất quá mức so với cầu thị trường, tránh việc tồn kho quá lớn và gây lãng phí.
4. Mã hóa và dán nhãn hàng tồn kho
Hiện nay, hầu hết các kho hàng đều áp dụng phương pháp mã hoá cho tất cả sản phẩm trên kệ. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống mã hoá theo độ chi tiết mong muốn. Việc mã hoá và dán nhãn cho toàn bộ hàng tồn kho giúp tăng cường quản lý, phân biệt hàng hoá một cách rõ ràng, tránh hiện tượng nhầm lẫn. Bằng cách quét mã thông qua thiết bị, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin chi tiết về sản phẩm cũng như vị trí trên kệ và số lượng tồn kho,…
5. Kiểm soát quy trình xuất và nhập kho
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập nguyên liệu thô và nguồn vật tư để đảm bảo đủ số lượng như dự kiến và đạt chất lượng tốt nhất. Việc kiểm soát quy trình nhập kho cũng giúp phòng tránh “ăn chặn” từ các yếu tố tiêu cực có thể xuất phát từ bên trong doanh nghiệp.
Tương tự như quá trình nhập hàng, người quản lý cần thực hiện kiểm soát cẩn thận đối với số lượng hàng thành phẩm, đồng thời so sánh với lượng nguyên liệu thô đã sử dụng để đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất, phát hiện mức tồn kho và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
6. Kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng của mọi doanh nghiệp. Có ba hình thức kiểm kê chính:
- Kiểm kê vật lý: đây là quy trình kiểm tra toàn bộ lượng hàng tồn kho cùng một lúc. Thường được thực hiện một lần mỗi năm, thường là vào cuối năm khi doanh nghiệp thực hiện thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Mặc dù độ chính xác của phương pháp này là cao, nhưng đòi hỏi nhiều công sức và thời gian do số lượng hàng lớn
- Kiểm kê tại chỗ: đây là việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cảm thấy cần thiết, giúp xác định các loại hàng hoá nào đang bán chạy và điều chỉnh kế hoạch sản xuất
- Kiểm kê theo chu kỳ: thay vì kiểm kê đầy đủ vào cuối năm, một số doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê theo chu kỳ trong suốt năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng sẽ kiểm tra một sản phẩm khác nhau theo lịch trình quy định trước. Có nhiều cách khác nhau để xác định thời điểm kiểm kê từng mặt hàng, nhưng nói chung, các mặt hàng có giá trị cao thường được kiểm tra thường xuyên hơn
7. Quản lý quan hệ với nhà cung cấp
Ưu tiên theo phân loại ABC: việc đặt ưu tiên cho hàng tồn kho có thể được thực hiện thông qua phân loại ABC. Bằng cách này, bạn có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả bằng cách phân chia sản phẩm thành ba nhóm chính:
- A: sản phẩm có giá trị cao, nhưng có tần suất bán ra thấp
- B: sản phẩm có giá trị trung bình và tần suất bán ra ổn định
- C: sản phẩm có giá trị thấp, nhưng có tần suất bán ra cao
8. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng
Quản lý cần đánh giá và dự báo những biến động để có thể xử lý ngay lập tức mà không làm gián đoạn quá trình hoạt động. Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro ở mức tối đa, đồng thời đối mặt với các vấn đề có thể xuất hiện, như:
- Tăng đột biến về nhu cầu thị trường, dẫn đến sự thiếu hụt nguồn nguyên liệu sản xuất để cung ứng cho thị trường
- Thiếu hụt ngân sách dẫn đến sự không đủ vốn để nhập nguyên liệu
- Sản xuất quá mức gây quá tải trong kho, không có đủ không gian lưu trữ
- Sai sót trong quá trình kiểm soát dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa hàng
- Không đáp ứng đủ đơn đặt hàng trong khi vẫn có các đơn đặt hàng chờ được xử lý
- Ngừng cung ứng từ nhà sản xuất mà không có thông báo trước
Hy vọng rằng qua bài viết trên bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm hàng tồn kho là gì và các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Áp dụng những phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra hệ thống quản lý hàng tồn kho chặt chẽ, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Thông tin liên hệ:
- Hữu Toàn Logistics
- Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
- Hotline: 0937707327
- Email: Info@huutoanLogistics.com
- Website: https://huutoanlogistics.com
