Với sự phát triển như hiện nay, dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ tài liệu,  đã ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và bảo quản các loại tài liệu. Bởi các công ty càng lớn thì sở hữu số lượng văn bản và hồ sơ càng nhiều. Nếu không có phương pháp xử lý tối ưu sẽ dẫn đến những khó khăn trong quá trình hoạt động và vận hành. Dịch vụ kho lưu trữ Hữu Toàn Logistics đã được nhiều đơn vị ưu tiên sử dụng bởi những ưu điểm tuyệt vời và đặc biệt là khả năng sử dụng như một kho tài liệu để bảo mật hồ sơ vượt trội với những quy định lưu trữ hồ sơ kỹ càng, giúp quý khách hàng tiết kiệm được chi phí, đồng thời vận hành kho một cách hiệu quả, đơn giản nhất.

Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu uy tín, chuyên nghiệp
Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu uy tín, chuyên nghiệp

Tiết kiệm tối đa nguồn ngân sách, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp

So với phương pháp cất trữ truyền thống, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể ngân sách khi sử dụng dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ trọn gói hay cho thuê kho bãi TPHCM. Bên cạnh đó, các công ty cũng không cần bỏ ra nguồn chi phí “khổng lồ” để xây dựng nhà kho riêng, mua sắm trang thiết bị, thuê bảo vệ, quản lý.

Đồng thời, việc sử dụng dịch vụ cho thuê kho xưởng để lưu trữ hồ sơ còn giúp cắt giảm gánh nặng trong vấn đề vận chuyển, bảo quản, kiểm kê và bảo đảm an ninh cho giấy tờ. Điều này sẽ hỗ trợ các công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và có thể tập trung đầu tư cho những chiến lược kinh doanh trong tương lai.

Quản lý giấy tờ, hồ sơ hiệu quả hơn phương pháp truyền thống

Các đơn vị cung cấp kho lưu trữ hàng hóa sẽ có biện pháp bảo quản hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học nhất. Bạn có thể dễ dàng kiểm soát, xác định các loại tài liệu và dễ dàng lấy ra trong “nháy mắt” khi cần sử dụng. Ngoài ra, dịch vụ này còn báo cáo thường xuyên về số lượng hồ sơ đang lưu trữ trong kho, để doanh nghiệp có thể nắm bắt và tiêu hủy những loại giấy tờ hết thời hạn.

Đảm bảo an toàn tối đa

Các kho tài liệu sẽ được phun thuốc khử mối mọt và côn trùng định kỳ. Đồng thời, nhà kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng được đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về độ ẩm không khí, an toàn phòng cháy chữa cháy và an ninh bảo mật. Chính vì vậy, tất cả hồ sơ, tài liệu đều được bảo vệ trước sự tác động của những yếu tố nó khách quan. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng được bảo đảm quyền lợi khi xảy ra những sự cố không mong muốn.

Vai trò của kho tài liệu đối với doanh nghiệp
Đảm bảo lưu trữ tài liệu hồ sơ an toàn tuyệt đối

Một số quy định của kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiện nay

Theo quy định của Nhà nước cho các đơn vị cho thuê kho, kho lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp cần phải đáp ứng những nội quy khắt khe về quy mô, bảo mật và an toàn cháy nổ. Trong đó, các quy định chi tiết khi tìm kho lưu trữ tài liệu gồm có:

Nội quy kho lưu trữ cho nhân sự làm việc trong nhà kho lưu trữ hồ sơ

Đây là những đối tượng trực tiếp tiếp cận và có trách nhiệm bảo vệ hồ sơ cho khách hàng. Chính vì vậy, nội quy đối với nhân sự bao gồm những vấn đề như sau: 

  • Người giữ trọng trách thủ kho và nhân viên dưới quyền phải có thái độ trung thực trong việc quản lý, báo cáo tình trạng hồ sơ trong kho theo định kỳ.
  • Tác phong và thái độ làm việc chuyên nghiệp, lịch sự. Trang phục luôn chỉnh tề, đúng theo quy định và bảo đảm đi làm đúng giờ.
  • Quy định kho lưu trữ hồ sơ yêu cầu nhân viên không hút thuốc, tàng trữ các chất cháy nổ và chất cấm trong khu vực nhà kho. 
  • Thường xuyên theo dõi camera an ninh để nhanh chóng phát hiện những vấn đề phát sinh như: Trộm cắp, cháy nổ…
  • Nhân sự trong kho không được tự ý di dời tài liệu, tác động hoặc làm xáo trộn các vị trí. Trong trường hợp bắt buộc phải di dời thì phải báo cáo và chờ sự chấp thuận của ban lãnh đạo.

Nội quy xuất nhập giấy tờ và tài liệu trong kho lưu trữ

Quy trình xuất nhập hồ sơ là bước quan trọng và cần được giám sát nghiêm ngặt từ A đến Z. Do đó, người làm nhiệm vụ thực hiện hoạt động này cần tuân thủ các quy định bao gồm:

  • Tuân thủ và thực hiện công tác xuất nhập tài liệu cho khách hàng theo đúng hợp đồng đã đề ra.
  • Quy định kho lưu trữ hồ sơ yêu cầu nhân viên thường xuyên túc trực, giám sát để đảm bảo tài liệu trong kho luôn ở trạng thái tốt nhất, đảm bảo không hư hại do ảnh hưởng từ ngoại cảnh như mối mọt hoặc thời tiết…
  • Luôn kiểm tra, ghi chép lại các số liệu trên kho để thực hiện báo cáo và so sánh thực tế vào cuối ngày.
  • Giấy tờ xuất nhập hồ sơ cần có chữ ký xác nhận hoặc dấu đỏ của người phụ trách giao nhận và quản lý kho lưu trữ tài liệu. Các loại giấy tờ liên quan khác phải được bảo quản kỹ lưỡng để báo cáo lên cấp trên theo định kỳ.

Quy định về việc đảm bảo an toàn trong kho lưu trữ hồ sơ

Toàn bộ tài liệu trong kho của doanh nghiệp đều phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối và đặt vấn đề an ninh lên hàng đầu. Để thực hiện tốt điều này, các đơn vị cho thuê nhà kho cần đáp ứng đầy đủ những nội quy như sau:

  • Đặc biệt quan tâm tới vấn đề an toàn cháy nổ và tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho xưởng.
  • Nội quy kho lưu trữ tài liệu cơ quan quy định, hồ sơ của khách hàng trong kho cần được sắp xếp đúng thứ tự và đảm bảo khoa học, để việc truy xuất tìm kiếm có thể diễn ra dễ dàng, nhanh chóng.
  • Trước khi ra về, nhân viên trực kho cần kiểm tra kỹ mọi ngóc ngách và ngắt các thiết bị điện không cần thiết để đảm bảo an toàn về cháy nổ.
  • Khi ra vào kho, nhân viên cần xuất trình thẻ để ngăn chặn các đối tượng lạ mặt trà trộn với mục đích trộm cắp và phá hoại.

Tham khảo: Dịch vụ cho thuê kho chung tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Tham khảo: Giải pháp cho thuê container kho đảm bảo an ninh 24/7 của Hữu Toàn Logistics

Hữu Toàn Logistics – Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ uy tín hàng đầu tại Việt Nam

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong ngành dịch vụ logistics, Hữu Toàn Logistics là cái tên uy tín được nhiều doanh nghiệp ưu ái “chọn mặt gửi vàng” và tin tưởng giao trọng trách bảo quản hồ sơ, hàng hóa. Chúng tôi là đơn vị cung cấp hệ thống kho đạt chuẩn chất lượng theo quy định của Cục Văn thư lưu trữ Quốc Gia. Bên cạnh đó, Hữu Toàn Logistics còn sở hữu những điểm mạnh vượt bậc khác, bao gồm:

Cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ Logistics

Bên cạnh việc cho thuê nhà kho lưu trữ hồ sơ, chúng tôi còn mang tới các dịch vụ: Cho thuê nhà xưởng, kho chung, kho tự quản, văn phòng,… Tất cả thiết kế kho lưu trữ hồ sơ đều được cam kết về chất lượng, đảm bảo kết cấu vững chắc và sở hữu đầy đủ hệ thống phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

Vị trí kho thuận tiện cho việc lưu thông 

Kho lưu trữ hồ sơ của Hữu Toàn logistics nằm tại Bình Dương với tổng diện tích kho lên tới 35.000m2. Đồng thời, lối dẫn vào nhà kho bảo đảm rộng rãi, đủ chỗ cho xe container 40 feet lưu thông chở hàng dễ dàng mà không gặp trở ngại. Chính vì vậy, chúng tôi có thể đáp ứng toàn bộ nhu cầu lưu kho tài liệu của khách hàng.

Hữu Toàn Logistics - Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ uy tín hàng đầu tại Việt Nam
Vị trí kho thuận tiện cho việc lưu thông

Công nghệ kho bãi hiện đại, bảo mật an toàn

Hữu Toàn Logistics áp dụng công nghệ tự động hóa cho quá trình vận hành kho lưu trữ cá nhân. Từ đó hỗ trợ các doanh nghiệp truy xuất, quản lý giấy tờ một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, hệ thống kho lưu trữ của chúng tôi đều được lắp đặt camera giám sát 24/24, phối hợp cùng đội ngũ bảo vệ nhiều năm kinh nghiệm. Góp phần bảo đảm an ninh nghiêm ngặt và hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh không đáng có.

Chi phí cho thuê nhà kho ưu đãi hàng đầu thị trường Việt Nam

Chúng tôi vinh dự được đánh giá là đơn vị có mức giá cho thuê kho cạnh tranh số 1 tại Việt Nam. Giá thuê nhà kho lưu trữ hồ sơ tại Hữu Toàn Logistics sẽ giúp quý khách tiết kiệm gấp đôi chi phí so với các đơn vị khác trên thị trường. Chính vì vậy, hãy liên hệ với Hữu Toàn Logistics ngay hôm nay để nhận được ưu đãi hấp dẫn trong thời gian sớm nhất!

Mặc dù thời đại công nghệ số đã có những bước phát triển vượt bậc với hệ thống lưu trữ đám mây vô cùng tân tiến. Tuy nhiên một số loại giấy tờ chứng từ quan trọng vẫn phải in ra mỗi ngày nhằm phục vụ cho các mục đích khác nhau. Chính vì vậy, để đảm bảo an toàn và bảo quản tài liệu tốt nhất, các doanh nghiệp nên thuê kho lưu trữ hồ sơ tại các đơn vị trung gian uy tín như Hữu Toàn Logistics. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline để được nhân viên tư vấn và báo giá kho lưu trữ chi tiết nhất!

Quy trình dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu tại Hữu Toàn Logistics

Dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Hữu Toàn Logistics được hoạt động với quy trình chuyên nghiệp như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu KH

Khi khách hàng có nhu cầu thuê kho lưu trữ tài liệu, có thể liên hệ chúng tôi theo số hotline 0908 379973 – 0908 898 370. Nhân viên Hữu Toàn Logistics sẽ tư vấn cụ thể về các dịch vụ tốt nhất cho quý khách hàng cũng như ghi nhận thông tin số lượng dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ, kích thước phòng thuê,…

Bước 2: Báo giá & ký hợp đồng

Sau khi phân tích thông tin cụ thể, chuyên viên công ty sẽ đưa ra loại kho lưu trữ tài liệu phù hợp, đồng thời báo giá cho khách hàng.

Khách hàng sẽ được tham quan kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ của chúng tôi trước khi ký hợp đồng. Sau khi hai bên thỏa thuận thống nhất thì sẽ ký hợp đồng theo những điều khoản đã đưa ra từ trước.

Hữu Toàn Logistics cung cấp dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu về lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Quy trình dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu tại Hữu Toàn Logistics

Bước 3: Thu thập/vận chuyển hồ sơ, tài liệu

Ở bước này, chúng tôi sẽ cung cấp thùng hồ sơ chuẩn với các kích thước để tiến hành đóng gói hồ sơ cho khách hàng.

Công việc đóng gói, phân loại hồ sơ có thể do khách hàng tự thực hiện hoặc thuê nhân viên của Hữu Toàn Logistics. Ngay sau khi quá trình đóng gói hồ sơ, tài liệu được hoàn tất, khách hàng thông báo cho Hữu Toàn Logistics về kế hoạch vận chuyển và đưa hàng vào kho. 

Bước 4: Bảo quản hồ sơ

Tài liệu của quý khách hàng sẽ được bảo quản một cách kỹ càng trên giá kệ hoặc kho trần tùy theo yêu cầu. Hồ sơ được chúng tôi sắp xếp một cách ngăn nắp để đảm bảo trích lục, đánh dấu dễ dàng.

Chúng tôi cam kết:

  • Tất cả kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu được trang bị, lắp đặt hệ thống an ninh, PCCC đạt tiêu chuẩn, được kiểm tra định kỳ.
  • Kho cho thuê của chúng tôi đều nằm tại những vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa. 
  • Xử lý diệt côn trùng, mối mọt theo định kỳ.
  • Bảo mật thông tin.

Quy trình dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu tại Hữu Toàn Logistics

Bước 5: Tra cứu hồ sơ

Quy khách hàng cần thông báo trước cho Hữu Toàn Logistics để có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu kho. Nhân viên chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng nhất.

Bước 6: Tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

Hồ sơ có thể được tiêu hủy trong trường hợp chúng tôi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng. Có 2 hình thức tiêu hủy được áp dụng đó là cắt nhỏ hoặc tiêu đốt.

Trên đây là những thông tin về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu, kho lưu trữ hồ sơ. Bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

 

  • Hữu Toàn Logistics
  • Địa chỉ: 5/219 Thủ Khoa Huân, Tổ 4A, Hòa Lân 1, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
  • Hotline: 0937707327
  • Email: info@huutoanlogistics.com
  • Website: https://huutoanlogistics.com

5/5 - (2 bình chọn)